Event Catering: Worauf Sie achten sollten
Gutes Essen bringt Menschen zum Schwärmen – und in gute Stimmung. Über leckerem Essen sind so manche Gesprächspartner enger zusammengerückt und es wurde so manche wichtige Geschäftsentscheidung getroffen. Ein Event mit hervorragendem Catering wird lange in aller Munde bleiben – genau wie eines mit schlechtem Essen. Egal, ob Sie ein Seminar, einen Kongress oder eine interne Firmenveranstaltung planen, das Event geht auch durch den Magen. Das Catering spielt eine wichtige Rolle und sollte gut geplant sein.
Die Auswahl eines geeigneten Caterers kann eine echte Herausforderung sein. Viele Caterer sind auf die eine oder andere Sache spezialisiert: Der eine liefert Häppchen, die echte Schmuckstücke sind, aber nur in kleineren Mengen. Der andere ist auf Massenveranstaltungen ausgelegt. Wieder andere sind Experten in kulinarischen Spezialitäten bestimmter Regionen oder Länder. Einige liefern Hausmannskost. Manche Caterer haben ihren Fokus auf Menüs. Andere zaubern die besten Buffets.
Um Ihre Suche zu vereinfachen, haben wir für Sie eine Liste der fünf wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl eines Event-Caterers beachten sollten. So machen Sie Ihre Gäste satt und zufrieden:
1. Reputation
Die erste Anlaufstelle ist vielleicht das Internet. Aber auch die Mundpropaganda hat noch nicht ausgedient. Fragen Sie zudem bei der Eventlocation nach, ob sie einen kompetenten Caterer empfehlen können. Kennen Sie Menschen, die bereits mit Ihrem Wunschkandidat zusammengearbeitet haben? Fragen Sie sie. Wenn sowohl frühere als auch aktuelle Kunden nur so von einem Caterer schwärmen, können Sie ziemlich sicher sein, dass der Service gut und das Essen lecker ist. Wenn Sie niemanden kennen, können Bewertungen im Internet oder Referenzen weiterhelfen. Beliefert ein Caterer seit vielen Jahren immer den gleichen Event, deutet das auf eine Zufriedenheit seitens des Veranstalters hin. Fangen Sie Ihre Suche am besten im Umkreis Ihres Veranstaltungsortes an.
2. Vertrauen
Ohne Vertrauen geht es nicht – von beiden Seiten. Klären Sie ab, was genau Sie erwarten und wünschen. Klären Sie, was der angepeilte Caterer leisten kann, bevor Sie den Auftrag vergeben. Lassen Sie sich bei einem ersten Treffen genau erklären, was die Spezialität des Caterers ist: Geht es eher um Foodart fürs Auge oder darum, eine «hungrige Meute» nach einem anstrengenden Kongress glücklich zu machen? Welche Regional- oder Länderküchen kann der Caterer anbieten, arbeitet er mit Menüs oder Buffet? Wenn jemand behauptet, in allem Spitze zu sein, ist Vorsicht geboten. Fragen Sie nach Erfahrungen mit ähnlichen Events und sprechen Sie auch die Dienstleistungsbereitschaft sowie das «Drumherum» an: Wie soll das Setup sein? Wie wird ein bestimmtes Ambiente kreiert? Hat der Caterer Erfahrung mit künstlerischer Ausgestaltung und Lichteffekten? Ein guter, erfahrener Caterer kann Ihnen all dies beantworten und kommt auch mit Unerwartetem gut klar.
Achten Sie auch darauf, dass alle Kosten transparent sind: Was genau ist im Preis enthalten? Welcher Anteil der Kosten entfällt auf das Essen, den Service und die Dekoration – falls inbegriffen? Wenn Sie eine Budgetvorgabe haben, lassen Sie sich genau bestätigen, dass der Caterer diese einhalten kann. Unangenehme Überraschungen sind für beide Parteien ärgerlich. Die Budgetvorgabe sollte Ihrerseits realistisch sein.
3. Essen
Dies ist der wichtigste Punkt, schliesslich geht es genau darum: Gutes Essen in ausreichender Menge und zum Anlass passend. Natürlich versprechen alle Caterer köstliches Essen, aber nicht alle halten dieses Versprechen. Vereinbaren Sie eine Verkostung. Dabei sollte es genau die für das Event vorgesehenen Speisen geben. Aber Achtung: Auch wenn das Probeessen köstlich ist, kann man diese Situation – eine kleine Kostprobe für wenige Menschen – nicht mit der realen Eventsituation vergleichen. Unter dem Druck der Eventsituation und einer grossen Anzahl Gäste kann es sein, dass doch der eine oder andere Fehler passiert.
Für Catering-Experte Michael Kienast von der Würmli Catering AG ist Catering eine Mischung aus Logistik, Dienstleistung, Theatervorstellung & Achterbahnfahrt. Sein Tipp: «Catering birgt immer Überraschungen und benötig Improvisationstalent. Wichtig dabei ist, dass man nur dann improvisieren kann, wenn man davor gezielt und genau geplant hat. Nur dann bleibt nämlich Luft für Improvisation.»
Neben der Qualität der Speisen, kommt es auch auf die Quantität an: Das schönste Buffet nützt wenig, wenn es in fünf Minuten leer gegessen und kein Nachschub in Sicht ist. Jonas Gantenbein von «Pionier Catering» gibt zu bedenken: Sie sollten bei der Mengenkalkulation nicht nur die Anzahl der Gäste beachten, sondern auch das Wetter, die Zielgruppe, die Tageszeit und die Anzahl der Gänge. Gibt es vor dem eigentlichen Essen bereits einen Aperó, kann das Essen selbst etwas weniger üppig ausfallen als ohne.
Die Tageszeit ist bei der Planung besonders wichtig: Um die Mittagszeit muss zum Beispiel ein «richtiges» Essen auf den Tisch. Da ist es mit einem kleinen Aperó nicht getan. Ausserdem sollten Sie in etwa über die Essgewohnheiten Ihrer Gäste Bescheid wissen. Sind Vegetarier oder Veganer dabei? Muss es Essen geben, dass koscher oder halal ist? Gibt es Allergien? Legen Ihre Gäste Wert auf Bio-Produktion? Sind es eher Gourmets oder eher gutbürgerliche Esser*innen?
Die Art des Essens bestimmt – neben den Räumlichkeiten – auch die Darreichungsform. Bei einem Buffet haben die Gäste maximale Flexibilität bei Auswahl und Menge. Ausserdem lockert der Gang zum Buffet die Veranstaltung auf und bringt die unterschiedlichsten Gäste miteinander ins Gespräch. Daher sind Buffets bei allen Arten von Veranstaltungen sehr beliebt. Ein Nachteil sind eventuelle Warteschlangen. Achten Sie daher auf gute Beschriftung der Speisen.
Bei einem Menü muss sich niemand von seinem Platz fortbewegen, sodass die Gäste einem eventuellen Programm besser folgen können. Die Speisen sind hier weniger vielfältig und sollten daher sehr gut ausgewählt sein. Ausserdem erfordert das Servieren eines Menüs mehr Personal als ein Buffet.
Bei einer Stehparty mit begrenztem Platz ist ein Flying Buffet die beste Wahl. Servicekräfte bringen den Gästen nach und nach mundgerechte Happen und Getränke. Die Speisenauswahl ist dabei auf Fingerfood und kleine, handliche Portionen beschränkt. Daher eignet sich das Flying Buffet weniger gut für einen Event mit sehr hungrigen Gästen.
4. Flexibilität
Flexibilität ist heutzutage immer wichtiger, auch beim Catering. Ein Caterer, der sein Programm starr abspult, kann zwar sehr leckeres Essen machen, wenn er aber nicht auf Besonderheiten wie Allergien, Religion oder Geschmack eingehen möchte, kann Ihr Event trotzdem bei einigen Gästen in schlechter Erinnerung bleiben. Caterer, die dieser Herausforderung positiv gegenüberstehen, sind im Vorteil. So wie Würmli Catering. Der Geschäftsführer Michael Kienast liebt «den wortwörtlichen Blick über den Tellerrand.»
Auch das Thema Nachhaltigkeit wird für viele Gäste immer bedeutender. Wenn Sie wissen, dass Ihre Gäste das Thema bewegt, fragen Sie nach regionalen oder saisonalen Produkten. Für einen flexiblen, regional eingebundenen Caterer sollte das kein Problem sein.
Da ein Event zwar zu guten Teilen durch den Magen geht, aber auch das Ambiente in Erinnerung bleibt, fragen Sie nach der Kleidung des Servicepersonals. Diese sollte dem Anlass entsprechen. Weder Personal im T-Shirt auf einem sehr formellen Event noch Servicekräfte in Schlips und Kragen auf einem Sport-Event machen eine besonders gute Figur.
Wählen Sie einen freundlichen Caterer mit Empathie und dem Willen zur Flexibilität – der Kunde, in diesem Fall Ihr Gast, ist König.
5. Service
Das Essen kann noch so hervorragend sein, wenn es kalt ankommt, die Gäste ewig auf ein Getränk warten müssen oder am Buffet in mürrische Gesichter blicken, schmeckt es nur noch halb so gut. Das fällt auf Ihren Event zurück. Eine erstklassige Bedienung macht den Unterschied. Fragen Sie daher beim Kennenlerngespräch, wo Ihr Caterer sein Personal rekrutiert. Holen Sie im Zweifel Referenzen ein. Erstklassige Caterer haben eigenes Servicepersonal, das mit allen Abläufen vertraut ist und falls nötig auch Spezialkenntnisse (z.B. zu Weinen) mitbringt. Erstellen Sie im Zweifel gemeinsam mit dem Caterer ein Personalbriefing, das Sie dann prüfen und freigeben.
Erfragen Sie vor der Auftragsvergabe, was im Service enthalten ist. Beim Full Service Catering kümmert sich der Caterer auch um das Eindecken, die Getränke und das Aufräumen. Bietet der Caterer dies nicht an, müssen Sie mit zusätzlichen Personalkosten rechnen.
Wenn Sie diese Punkte beachten, sollte einem erfolgreichen Event mit leckerem Essen nichts im Wege stehen. Für Ihr Event in den Eulachhallen können Sie mit unseren kompetenten und erfahrenen Catering Partnern zusammenarbeiten.