So finden Sie die richtige Kongress Location

Wenn Personen zusammenkommen, um sich über einen speziellen Themenbereich auszutauschen, dann findet ein Kongress statt. Kongresse sind aus der MICE-Szene nicht wegzudenken. Der wissenschaftliche und fachliche Informationsaustausch steht im Zentrum eines Kongresses, der meist aus mehreren Veranstaltungsteilen wie Plenum, Workshops, Seminare, Ausstellungen, Rahmenprogramm und ähnlichem besteht. Die Begriffe Tagung und Kongress werden häufig synonym verwendet. Eng gesehen, handelt es sich bei einem Kongress jedoch um eine mehrtägige Veranstaltung mit zahlreichen Teilnehmern, während eine Tagung – wie der Name schon sagt – ein eintägiger Event ist und einen kleineren Teilnehmerkreis haben kann.

Ein Kongress ist wie eine riesige Party für Wissbegierige, bei der die Teilnehmer*innen oft leidenschaftlich über die neuesten Entwicklungen und Fortschritte in ihrem Bereich diskutieren. Neben den Fachthemen gehören zum Kongress auch informellere Programmpunkte, die hauptsächlich dem entspannten Netzwerken und dem Spass dienen.

Was eine Kongress Location braucht

Zu Beginn kommen die Teilnehmer*innen an und registrieren sich. Das heisst, die Kongress Location braucht einen Empfangsbereich mit Ausstattung für die Anmeldung und Garderobe. Oft liegt zwischen Ankunft und dem Beginn der Veranstaltung ein Zeitfenster, das für ein «Get together» genutzt wird. Auch das braucht Platz – idealerweise für ausreichend Stehtische und eine kleine Verpflegung. Überhaupt gibt es während eines Kongresses zwischendurch immer wieder Zeitfenster für Coffee Breaks oder Catering. Schliesslich sollen die Teilnehmer*innen aufmerksam und zufrieden bleiben. Die Kongress Location muss also dafür ausgestattet sein – mit genügend Platz sowie Küche und Restaurant oder beidem.

Da ein Kongress vielfältige Nebenschauplätze haben kann, sollte die Kongress Location viele Gestaltungsmöglichkeiten offenlassen – genauso wie individuelle Bestuhlungsmöglichkeiten. Sie brauchen einen grossen Saal oder eine grosse Halle mit Bühne und wahlweise Theaterbestuhlung oder Seminarbestuhlung. Idealerweise verfügt die Kongress Location über kleinere Nebenräume für Side Events, Workshops und Seminare. Für eine kongressbegleitende Ausstellung bietet sich ein zweiter grosser Saal oder eine zusätzliche grosse Halle an. Bei einem internationalen Kongress sollten Sie darauf achten, dass Dolmetscherkabinen vorhanden sind oder sich einrichten lassen.

Begegnungszonen wie Foyers, Innenhöfe, Gärten und Wintergärten oder auch ein Café oder eine Lounge sorgen für das richtige Ambiente bei einem Kongress und unterstützen das so wichtige «Get together» der Kongressteilnehmer*innen. Selbstverständlich sollten alle Räume barrierefrei sein, das heisst entweder ebenerdig mit breiten Türen oder per Aufzug erreichbar. Dazu gehören auch Sanitäranlagen für eine ausreichende Anzahl an Personen. Ein weiteres Merkmal bei der Wahl der richtigen Kongress Location ist die vorhandene Belüftungstechnik. Sie sorgt für ein frisches Raumklima und lässt keine Müdigkeit aufkommen. Sollte in der Kongress Location bereits umfangreiche Veranstaltungstechnik vorhanden sein, ist das ein klarer Pluspunkt. Leistungsfähiges WLAN versteht sich heutzutage von selbst.

Professionalität von der Ausstattung bis hin zum Team

Die meisten Kongresse sind mehrtägig und zu vielen kommen über tausend Teilnehmer. Da müssen Zeitplan und Logistik stimmen. Das Catering soll gut schmecken und ansprechend dargereicht werden. Die Teilnehmenden und der Veranstalter sollen jederzeit eine kompetente Ansprechperson für Fragen, Wünsche oder Notfälle haben. Licht, Sound und Effekte sollen in Profihänden liegen. Kurz: Bei einem Kongress darf nichts dem Zufall überlassen sein, sondern alles steht und fällt mit der Planung und der Ausführung des professionellen Teams dahinter. Ein solches Team lässt sich durch nichts aus der Ruhe bringen – so wie in den Eulachhallen. Das erfahrene Team kennt sich dank langjähriger Erfahrung mit Kongressen und den Anforderungen an diesen Veranstaltungstyp bestens aus. Unterstützt wird das Team von erfahrenen Partnern – zum Beispiel in den Bereichen Technik, Catering und Dekoration. Auch das macht eine gute Kongress Location aus.

Nicht zu vernachlässigen: Die Lage der Kongress Location

Bei Kongressen reisen viele Menschen an, die meisten kommen von weither. Das heisst, sie brauchen bequeme Anreiseoptionen und Übernachtungsmöglichkeiten in der Nähe. Sie haben die richtige Kongress Location für Ihren Kongress gefunden, wenn neben der Infrastruktur der Location auch folgende Punkte gegeben sind:

• Die Kongress Location ist gut erreichbar. Besonders wichtig sind dabei öffentliche Verkehrsmittel. Eine gute Anbindung an öffentlichen Fern- und Nahverkehr ist Pflicht. Gute Strassenanbindung und Parkplatzsituation ist die Kür. Wenn Sie eine Kongress Location für eine internationale Veranstaltung finden müssen, achten Sie auch auf gute Anbindung an einen internationalen Flughafen.
• Es gibt Übernachtungsmöglichkeiten in verschiedenen Preisklassen in der Nähe. Am besten liegt Ihre Kongress Location in Gehdistanz zu verschiedenen Unterkunftskategorien. Eine Auswahl an internationalen Ketten, kleineren, privat geführten Häusern und das eine oder andere Boutique-Hotel werden Ihre Kongressteilnehmer*innen sicherlich sehr schätzen.
• Die Umgebung bietet sich für ein interessantes Rahmenprogramm an. Städte mit Sehenswürdigkeiten, kulturellen Angeboten und Freizeitmöglichkeiten sind ideal. Je nach Thema des Kongresses ist jedoch auch eine etwas ländlicher gelegene Kongress Location eine gute Option, wenn sie die anderen Kriterien erfüllt.