Die 12 häufigsten Fehler bei der Auswahl einer Eventlocation

Ein gutes Briefing wird häufig unterschätzt. Doch während Einzelheiten im Verlauf der Vorbereitungen geändert und angepasst werden können, muss das Gesamtkonzept sicher stehen. Es ist die entscheidende Grundlage Ihrer Eventplanung. Um die richtige Eventlocation zu finden, ist es wichtig zu wissen, worauf der Fokus Ihrer Veranstaltung liegt. Ein aussagekräftiges Briefing spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Denn wenn Sie wissen, was das Ziel ist und wer welche Aufgaben hat, organisieren Sie Ihr Event fokussierter, effektiver und letztendlich auch günstiger. Spielen Sie am besten alle Abläufe bereits im Vorfeld genauestens durch. Je genauer Sie wissen, welche Bedingungen Ihre Location erfüllen muss, desto gezielter können Sie suchen und desto schneller werden Sie fündig. Ausserdem: Je genauer Sie dem Betreiber sagen, was Sie brauchen und erwarten, desto reibungsloser wird die Zusammenarbeit funktionieren.

Nicht jede Eventlocation passt zu jeder Veranstaltung. Seien Sie sich bei der Auswahl der Eventlocation darüber im Klaren, welche Botschaft Sie im Rahmen Ihres Events transportieren und wen Sie ansprechen möchten. Geht es um eine sachliche Generalversammlung oder eine emotionale Produktvorführung? Möchten Sie eine kleine Tagung oder einen grossräumigen Sporttag veranstalten? Auch der Zeitpunkt ist erfolgs-entscheidend: Wenn Sie eine Familienmesse oder Jobbörse organisieren, macht es wenig Sinn, diese in die Sommerferien zu legen. Verlieren Sie das Ziel nicht aus den Augen. Die Eventlocation muss zur Zielgruppe, zum Produkt und zum Image Ihres Unternehmens passen.

Ein entscheidendes Auswahlkriterium bei der Suche nach einem passenden Veranstaltungsort ist die Anzahl der zu erwartenden Teilnehmer. Es bringt wenig, für das Firmenjubiläum einen Saal für 2’000 Personen zu reservieren, wenn ohnehin nur 500 Mitarbeiter kommen. Andererseits brauchen Sie Flexibilität bei der Kapazität des Veranstaltungsraumes, wenn die Teilnehmerzahl noch nicht genau feststeht. Ist der Veranstaltungsort zu gross, wirkt Ihr Anlass schnell leer und Ihre Gäste erhalten den Eindruck, dass zu wenig Besucher erschienen sind. Ist die Eventlocation hingegen zu klein und die Teilnehmer müssen sich drängen, könnte man glauben, Sie haben falsch geplant oder wollten sparen.

Ein oft vergessener Punkt: Welche Bestuhlung planen Sie für Ihre Veranstaltung? Beachten Sie, dass sich die Kapazität eines Veranstaltungsraumes ändert, je nachdem, wie er bestuhlt werden soll. Ausserdem ist nicht in jeder Eventlocation jede Art der Bestuhlung möglich. Ein Punkt also, den Sie bei der Auswahl Ihrer Location ansprechen sollten.

Die beste Location bringt Ihnen wenig, wenn Sie für Ihre Gäste nicht gut erreichbar ist. In Abhängigkeit vom jeweiligen Event ist es für die Gäste entscheidend, mit dem Auto oder den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen zu können. Auch wenn die Gäste mehrheitlich mit öffentlichen Verkehrsmitteln zu Ihrer Veranstaltung anreisen, prüfen Sie, ob die Eventlocation bestenfalls über eine gewisse Anzahl an eigenen Parkplätzen verfügt, die Sie für das Team, VIP-Gäste, Speaker und Referenten nutzen können. Unter Umständen ist es auch sinnvoll, Ihren Gästen nahegelegene Parkplätze anzubieten, von denen aus Sie einen Shuttle-Service organisieren. Wenn Parkhäuser in der Nähe sind, ist eine Information über deren Lage und Bezeichnung sowie deren Parkgebühren hilfreich.

Bei einer mehrtägigen Veranstaltung oder einer Abendveranstaltung sind die Übernachtungsmöglichkeiten für die Teilnehmer wichtig. Ideal sind Hotels in verschiedenen Preisklassen in der Nähe des Veranstaltungsortes. Informieren Sie Ihre Gäste darüber.

Die Infrastruktur der Eventlocation umfasst verschiedene Aspekte, die entscheidend dafür sein können, ob Sie mit diesem Veranstaltungsort die richtige Wahl treffen. Neben Lage, Anzahl und Grösse der verfügbaren Räume innen wie aussen, können andere wichtige Details in puncto Infrastruktur leicht vergessen werden. Abhängig vom Programm der Veranstaltung und dem möglichen Einsatz von Bühnen, Tribünen, Leinwänden etc. sollte eine gute Sicht auf die Vorführung von verschiedenen Positionen im Raum sichergestellt sein. Achten Sie dabei besonders auf möglicherweise störende Säulen oder ähnliches. Prüfen Sie bei Bedarf auch, ob sich der Raum verdunkeln lässt. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie eine Projektion auf einer Leinwand planen. Andererseits sollten Sie auch die Lichtverhältnisse – Tageslicht und andere Beleuchtungsmöglichkeiten – vorab in Erfahrung bringen. Besonders bei längeren Veranstaltungen empfiehlt es sich, zugunsten einer entspannteren Atmosphäre eine Location mit vielen Fenstern zu wählen.

Auch hinter den Kulissen ist die Infrastruktur wichtig: Eine Zufahrt mit dem LKW oder PW ist entscheidend für die Anlieferung von grossen Gegenständen oder umfangreichem Equipment. Bringen Sie die Länge und Breite der Zufahrtswege in Erfahrung, sowie die Be- und Entlademöglichkeiten und im Zuge dessen die Höhe der Räumlichkeiten. Sollten lange Laufwege bestehen, planen Sie ausreichend Zeit für die Wege ein und denken Sie an Hilfsmittel wie Sackkarren, Tragegurte oder Stapler für schwere Ausstattungsgegenstände.

Oft vergessen werden Lagerräume für nicht genutztes Equipment, Marketing Material und Verpackungsmaterial. Achten Sie darauf, dass Sie dieses von den Besuchern ungesehen lagern und während der Veranstaltung schnell darauf zugreifen können. Klären Sie bei Bedarf ausserdem das Vorhandensein von Künstlergarderoben, Umkleidekabinen, Crew-Räumen u.ä.

Eine ausreichende Anzahl sanitärer Anlagen, die sich in einem tadellosen Zustand befinden, gehört zu Ihrer perfekten Eventlocation ebenfalls dazu wie eine leistungsstarke Lüftungsanlage.

Eine Frage, die Sie vor allem bei öffentlichen Veranstaltungen bedenken müssen: Ist die Location behindertengerecht? Achten Sie auf barrierefreie Wege und Einrichtungen.

Nicht nur die Infrastruktur der Eventlocation ist entscheidend, auch deren Ausstattung ist wichtig für den Erfolg Ihrer Veranstaltung. Bevor Sie sich auf die Suche nach einer geeigneten Location machen, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, welche Art von Mobiliar Sie benötigen. Klären Sie mit dem Betreiber schon zu Beginn, welche Möbel zur Grundausstattung gehören und welche Sie zusätzlich mieten müssen. Bringen Sie auch Ihre Wünsche hinsichtlich Bestuhlung an. Vergessen Sie nicht Details wie Tischdecken und Dekoration zu besprechen. Damit das mehrstündige Seminar oder das Gala Dinner für Ihre Gäste nicht zu einem unbequemen Erlebnis wird, sollten Sie unbedingt die Stühle probesitzen. Ebenfalls wichtig ist die Frage, ob Rednerpulte, Podeste oder Stellwände vorhanden sind, ebenso wie Bühnenelemente und Tribünen, sofern Sie diese benötigen. Auch eine Garderobe für Jacken und Taschen ist wichtig.

Die Technik am Veranstaltungsort trägt wesentlich dazu bei, ob Ihre Veranstaltung ein Erfolg wird. Je nachdem, welche Art von Event Sie organisieren, kann der Bedarf an Technik sehr umfangreich ausfallen. Insbesondere die Akustik und Beleuchtung geben einer Veranstaltung einen stimmigen Rahmen und haben einen grossen Einfluss auf die Atmosphäre während der gesamten Veranstaltung. Damit keine unvorhergesehenen Mehrkosten entstehen oder Ihr Event auf technische Finessen verzichten muss, prüfen Sie frühzeitig, welche technische Ausstattung vorhanden ist.

Fragen, die Sie klären sollten: Können Vortragsräume tagsüber abgedunkelt werden? Sind Beamer vorhanden und mit welchen Geräten sind diese kompatibel? Über welche Beleuchtungsanlagen verfügen die Räume und wer steuert diese? Gibt es Scheinwerfer, Lichtmischpult, Dimmer-Packs und Farbfilter? Existiert eine gute Mikrofonanlage? Was gehört alles zur vorhandenen Beschallungsanlage? Wer ist für die Technik verantwortlich?

Wichtig dabei: Sollte die Eventlocation nicht über alle erforderten technischen Geräte verfügen, ist das kein zwingender Grund für eine Absage dieser Eventlocation. Über externe Veranstaltungstechniker gibt es unzählige Möglichkeiten technisches Equipment anzumieten. Fragen Sie den Betreiber nach einem erfahrenen Partner in diesem Bereich.

Beim Catering geht es nicht nur um die Frage, ob der Veranstaltungsort ein eigenes Catering anbietet und zu welchen Konditionen. Wenn Sie für das leibliche Wohl Ihrer Veranstaltungsgäste sorgen, sollten Sie diese Aufgabe ernst nehmen. Es sind nicht nur die verschiedenen Ernährungsweisen, auf die Sie Rücksicht nehmen und die Sie in gleichwertiger Präsentation anbieten sollten. Die angebotenen Speisen und Getränke sollten zu Ihrem Event passen. Eine Tagung erfordert ein anderes Catering, als eine Firmenfeier oder gar ein Gala-Abend. Überlegen Sie sich genau, welchen Service Sie Ihren Gästen anbieten möchten. Werden die Speisen an einem Buffet angeboten, werden die Speisen und Getränke in Form eines Flying Buffets serviert oder werden Ihre Gäste zu Tisch gebeten? Bedenken Sie auch mögliche Warteschlangen und wie sich diese vermeiden lassen.

Insbesondere bei exklusiven Anlässen ist es ratsam, das Angebot des Caterers im Vorfeld zu testen, um während der Veranstaltung keine unschöne Überraschung zu erleben. Vergessen Sie auch nicht die Frage nach einer Getränkepauschale.

Hat die Location ein eigenes Catering, das nicht Ihren Vorstellungen entspricht, können Sie in den meisten Fällen auch einen alternativen Caterer beauftragen. Klären Sie mit der Eventlocation, ob freie Cateringwahl besteht und welche Konditionen gelten. Vergessen Sie dabei nicht zu prüfen, ob dem externen Caterer ausreichend Kühlmöglichkeiten und Räumlichkeiten zur Lagerung zur Verfügung stehen. Ausserdem sollte das Stromnetz der Location für mögliche zusätzliche Geräte des Caterers ausgelegt sein. Ein Kurzschluss der Veranstaltungstechnik wäre mehr als unerfreulich.

Bei der Anmietung einer Eventlocation gibt es immer auch Vorschriften zu beachten. Der Sicherheitsaspekt wird dabei gerne unterschätzt. Doch gerade die Sicherheit Ihrer Gäste und Ihres Personals sollte bei der Planung Ihres Events im Vordergrund stehen. Informieren Sie sich beim Betreiber über Sicherheitsvorschriften, Verantwortlichkeiten, Fluchttüren und -wege, Feuerlöscher, Notbeleuchtungen und Erste-Hilfe-Kasten. Sehen Sie sich unbedingt auch die AGBs und die Hausordnung der Eventlocation genau an. In diesem Zusammenhang sind insbesondere die Aspekte zur Haftung, zu Lärmvorschriften sowie einem möglichen Rauchverbot wichtig.

Das richtige Personal ist für eine Veranstaltung ebenso ausschlaggebend wie der passende Rahmen. Für eine angenehme Atmosphäre brauchen Sie freundliche und zuvorkommende Mitarbeiter. Manche Eventlocations bestehen darauf, dass das eigene Team die Betreuung einer Veranstaltung in gewissen Punkten oder komplett übernimmt. Klären Sie frühzeitig ab, ob dies der Fall ist. Informieren Sie sich genau darüber, über welche Qualifikation das Team verfügt, zu welchen Zeiten und in welchem Umfang es zur Verfügung steht und welche Aufgaben es erfüllen soll. Dies gibt Ihnen auch Aufschluss darüber, inwiefern der Einsatz weiterer Mitarbeiter notwendig ist.

Denken Sie auch daran, das Personal – Ihr eigenes und das Personal der Eventlocation – vor dem Einsatz ausreichend zu den Verhaltensregeln gegenüber den Gästen und innerhalb des Teams zu briefen. Nur so können Sie sicher gehen, dass sich Ihre Gäste auch wirklich rundum wohlfühlen.

Ihr Event-Team sollte als solches erkennbar sein. Geben Sie einen Dress Code vor. Halten Sie es ganz schlicht, zeigen Sie Ihr Logo oder passen Sie die Kleidung Ihres Personals an das Thema der Veranstaltung an. Genauso wie die Dekoration ist das ein ansehnlicher Mehrwert.

Wie bei der Wohnungsmiete fallen auch bei der Anmietung einer Eventlocation Nebenkosten an, die Sie vor Vertragsunterzeichnung genau prüfen und mit dem Betreiber abklären sollten. Häufig werden Kosten für Strom, Heizung, Wasser, Abwasser, Abfallbeseitigung und Reinigung sowie für die vorhandene Veranstaltungstechnik und das Personal (wie z.B. Techniker, Sicherheitsbeauftragter, Hausmeister) separat berechnet. In diesem Zusammenhang sprechen Sie gleich auch die Zahlungsmodalitäten an. Wie und wann sind welche Leistungen zu bezahlen? Nur so können Sie Ihr Budget gut im Blick behalten.

Sie haben die perfekte Eventlocation gefunden. Der Mietvertrag ist unterzeichnet und Ihre Vorbereitungen laufen auf Hochtouren. Was passiert bei unvorhergesehenen Planänderungen? Wie flexibel ist der Betreiber der Location? Bei der Organisation einer Veranstaltung ist man häufig mit Plananpassungen konfrontiert. Nicht selten müssen Dinge in letzter Sekunde geändert werden. Klären Sie deshalb im Vorfeld ab, wie flexibel auf Änderungen eingegangen werden kann. Bringen Sie in Erfahrung, bis zu welchem Zeitpunkt Änderungen umgesetzt werden können und wie das Personal des Betreibers verfügbar ist.