Eventbudget: 5 Fragen & Tipps für die richtige Planung

Seien wir mal ehrlich: Die Budgetierung des Events gehört für viele Eventmanager nicht zur spannendsten Aufgabe. Doch wer hier nachlässig ist, kann am Ende ein böses Erwachen haben. Das Eventbudget ist einer der wichtigsten Meilensteine im Planungsprozess eines Events. Sobald die Idee für einen Event steht, ist die nächste entscheidende Frage, wie es sich finanziell umsetzen lässt. Das heisst, die Kalkulation Ihrer Veranstaltung ist eine Aufgabe, die Sie gleich zu Beginn angehen sollten. Schieben Sie das Thema nicht auf die lange Bank. Kalkulieren Sie alle Bestandteile des Events, verschaffen Sie sich einen Überblick über die gesamte Kostensituation und behalten Sie die Kosten während der Planungsphase immer im Auge.

Lesen Sie unsere 5 Fragen und Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihr Eventbudget richtig zu kalkulieren. Am Ende des Beitrags können Sie für Ihre nächste Budgetplanung eine Vorlage herunterladen.

 

5 Fragen für Ihr Eventbudget

 

1. Was ist das Ziel der Veranstaltung?

Werden Sie sich klar darüber, aus welchem Grund Sie den Event organisieren. Im Eventbudget macht es einen Unterschied, ob Sie mit dem Event einen Profit erzielen möchten, Spenden sammeln möchten oder ob es einzig um das Markenimage geht. Machen Sie sich in dieser frühen Phase auch Gedanken über eine mögliche Finanzierung des Events. Soll der Eintritt gratis oder kostenpflichtig sein soll? Können Sie die Veranstaltung über Sponsoren- oder Fördergelder finanzieren? Was ist unentbehrlich für den Event, auf was kann verzichtet werden?

2. Welche Kosten entstehen für die Veranstaltung?

Das Budget für Ihren Event definieren Sie noch in der Konzeptphase. Das heisst, Sie müssen die Kostenpositionen ermitteln, Offerten einholen und eine Kostenschätzung erstellen. Spielen Sie die gesamte Veranstaltung durch, am besten mehr als einmal – von der Einladung der Gäste bis zur deren Verabschiedung. Was passiert dazwischen alles? Welche Berührungspunkte gibt es? Die Eventlocation hat normalerweise einen grossen Einfluss auf das Eventbudget. Je schneller Sie die Buchung der Eventlocation unter Dach und Fach haben, desto genauer können Sie Ihr Budget planen. Häufig hängt die weitere Kostenplanung massgeblich von der Eventlocation ab.

3. Welche Kostenarten gibt es?

Wer ein Eventbudget kalkuliert, sollte sich über die vier Kostenarten bewusst sein, die entstehen: Selbstkosten und Fremdkosten sowie fixe Kosten und variable Kosten. Zu den Selbstkosten zählen alle Kosten, die Sie als Eventagentur oder als Unternehmen selbst für den Event ausgeben. Auch die Personalkosten gehören zu den Selbstkosten. Die Fremdkosten umfassen alle Leistungen, die extern eingekauft werden. Basierend auf verbindlichen Angeboten, die Sie einholen, sind diese am einfachsten einzuschätzen. Fixe Kosten entstehen unabhängig von Grösse des Events. Variable Kosten steigen mit wachsender Gästezahl.

4. Wie viel Eintritt wollen Sie bei einem kostenpflichtigen Event verlangen?

Bevor Sie die Eintrittspreise für Ihren Event festlegen, verschafften Sie sich einen Überblick über die Ticketpreise von vergleichbaren Veranstaltungen. Das gibt Ihnen einen guten Anhaltspunkt, was im Markt möglich ist. Anschliessend entscheiden Sie, ob Ihr Ticketpreis höher oder niedriger als bei der Konkurrenz sein soll. Überlegen Sie dabei auch, wie Sie Ihre Preise möglicherweise rechtfertigen können.

5. Wo liegt die Gewinnschwelle?

Wer einen kostenpflichtigen Event plant, sollte das Eventbudget so aufstellen, dass er erkennt, ab wann der Event profitabel sein wird. Es ist entscheidend zu wissen, welche finanziellen Mittel eingenommen werden müssen, damit die Ausgaben gedeckt sind und ab wann ein Gewinn eintritt.

 

5 Tipps für Ihr Eventbudget

 

1. Halten Sie Ihr Eventbudget in einer Excel-Tabelle fest

Sind die Ausgaben für Ihren Event einmal ermittelt, geht es anschliessend darum, die Kosten zu dokumentieren. Am einfachsten machen Sie das in einer Excel-Tabelle. In einer Excel-Tabelle können Sie das «Soll und Ist» Ihrer Kosten bequem auflisten und jederzeit abrufen. Am Ende des Beitrags finden Sie eine Kalkulationsvorlage, die Ihnen dabei hilft.

2. Planen Sie einen Puffer ein

Es ist immer von Vorteil, wenn Sie bei Ihrer Budgetplanung einen Puffer von 5 bis 10 % für unvorhersehbare Ausgaben einplanen. Events erfordern immer auch einen gewissen Grad an Flexibilität und häufig werden Events teurer als geplant. Lieber bekommen Sie am Ende der Veranstaltung einen Teil des Budgets zurück, als dass Sie draufzahlen müssen. Es gilt: Je gröber die Budgetplanung, desto höher der Puffer.

3. Beachten Sie Vorauszahlungen

Häufig verlangen Eventlocations vom Veranstalter eine Garantie in Form einer Vorauszahlung. Auch bei Event-Dienstleistern, wie dem Catering-Service oder Show Acts, können Anzahlungen fällig werden. Werden Sie sich über diese Kosten bewusst und berücksichtigen Sie das in Ihrer Finanzplanung.

4. Behalten Sie das Eventbudget immer im Auge

Ist das Eventbudget einmal erstellt, ab damit in die Schublade? Oh nein. Das Eventbudget begleitet Sie über die gesamte Planungsphase des Events. Überprüfen Sie die geplanten Werte kontinuierlich und aktualisieren Sie das Eventbudget, wo immer notwendig. Anhand eines regelmässigen Soll-Ist-Vergleichs, wissen Sie jederzeit, wie viel Geld für die weitere Planung noch zur Verfügung steht. Bei kleineren Abweichungen prüfen Sie, ob Sie diese an anderer Stelle ausgleichen können. Grössere Abweichungen sollten umgehend mit dem Auftraggeber oder dem Entscheidungs-Gremium besprochen werden. Nicht selten passiert es, dass in letzter Minute noch spontane Anschaffungen gemacht werden müssen. Vergessen Sie nicht, auch diese Ausgaben im Eventbudget zu erfassen.

5. Seien Sie realistisch

Illusorische Annahmen helfen Ihnen nicht weiter, wenn Sie das Budget für Ihren Event planen. Überlegen Sie sich sehr genau, wie viele Teilnehmer, Sponsoren und Aussteller Sie wirklich erreichen können. Falls Ihre Marke oder Ihr Event noch unbekannt sein sollte, treffen Sie vorsichtige Annahmen. Spielen Sie verschiedene Szenarien mit konkreten Zahlen durch. Wie sieht ein optimistisches Szenario aus, wie ein realistisches Szenario und was wäre der schlimmste anzunehmende Fall?

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