Best Practice: So planen Sie einen erfolgreichen Event am Beispiel der Startup Nights

Einen Event zu planen ist eine aufregende und heraufordernde Aufgabe. Vor allem, wenn dabei nicht nur Gäste, sondern auch Speaker und Sponsoren angeworben und koordiniert werden müssen. Sie alle haben in der Regel hohe Erwartungen. Eine strukturierte und intensive Vorbereitung ist daher sehr wichtig. Wir haben uns mit zwei Personen unterhalten, die sich mit der Planung von Events mit vielen Besuchenden und Akteuren auskennen. Im Interview informieren Alyssia Kugler, Geschäftsleiterin Entrepreneur Club Winterthur und Michael Kubli, CEO und Co-Founder von Kinastic, wie es ihnen gelungen ist, die Startup Nights zum grössten Event für die Schweizer Startup-Szene zu machen.

Die Startup Nights sind eine pulsierende Veranstaltung für die Startup Szene aus der ganzen Schweiz und dem angrenzenden Ausland. Über 8‘000 Teilnehmer sind 2023 dabei gewesen. Wie ist die Idee zu den Startup Nights entstanden und wie seid ihr bei der Planung des Events vorgegangen?
Alyssia: Die Idee entstand bereits 2017 und wird seither jährlich durchgeführt. Es geht darum Startups und Innovation aus der Schweiz durch Vernetzung, Inspiration und Wissensvermittlung in einer lockeren Atmosphäre zu fördern. Insbesondere wertvolle Kontakte und Erfahrungswerte von anderen Unternehmerinnen und Unternehmern sind sehr wertvoll für die nächste Generation an Unternehmen.
Michael: Unser fast sechzig-köpfiges Organisationskommittee organisiert die Startup Nights in seiner Freizeit pro bono. Wir teilen uns in acht verschiedene Teams auf: Infrastruktur, Food & Beverage, Marketing, Kommunikation, Programm, Partnerschaften, Finanzen und Operations. Anfangs schauen wir die Erfahrungen und Learnings aus dem Vorjahr an, um darauf basierend die kommende Ausführung zu planen. Danach orientieren wir uns an Milestones, die sich jedes Team setzt.

Winterthur ist die sechstgrösste Stadt der Schweiz und hat sich den Charme einer historischen Kleinstadt bewahrt. Wie kam es dazu, dass die Startup Nights in Winterthur stattfinden?
Alyssia: Die Startup Nights sind ein Event des Entrepreneur Club Winterthur, der Startup Förderverein für die Region Winterthur. Wir haben die Vision, Winterthur in der Schweiz zum Hotspot für Startups zu machen. Deshalb muss die Startup Nights in Winterthur stattfinden.

Wie entscheidend ist die Zusammenarbeit mit der Stadt, bei der Organisation eines Grossevents?
Michael: Nebst Bewilligung und Wegbeschilderung ist auch das Interesse der Stadtentwicklung und Politik sowie die finanzielle Förderung von der städtischen Seite wichtig für die Organisation. Wir haben zwar nie gewartet, bis die Stadt sich eine Startup Nights gewünscht hat und stattdessen den Event aus Eigeninitiative so gross gemacht. Aber je mehr wir dieses Interesse mit der Stadt teilen und weiter vorantreiben können, desto besser für unsere Vision und die Zukunft vom Wirtschaftsstandort Winterthur.

Wie seid ihr bei der Loctionwahl vorgegangen? Was gilt es hier zu beachten?
Michael: Wir haben die Startup Night mehrere Jahre im Technopark Winterthur durchgeführt und waren dort zufrieden. Erst für die Durchführung ab 2022, die deutlich grösser werden sollte, haben wir die Location gewechselt. Wir brauchten einfach die grösstmögliche Event-Location in Winterthur. Das sind die Eulachhallen.

Ihr organisiert die Startup Nights mit einem Team von über 60 Ehrenamtlichen. Was sind dabei die besonderen Herausforderungen?
Alyssia: Dadurch, dass jede Person Freizeit in die Organisation investiert, müssen wir die Aufgaben auf viele Schultern verteilen. Das bedeutet, dass sehr viel Koordination und Kommunikation nötig ist. Ausserdem gilt es stets Verständnis zu haben, dass es viele andere Prioritäten im Leben gibt – Job, Familie, andere Hobbies. Und trotzdem müssen wir an Tag X fertig werden. Das Schöne am Arbeiten mit einem ehrenamtlichen Team ist, dass alle intrinsisch motiviert sind und es die Gruppe sehr zusammenschweisst. Man kann stolz sein, Teil von so einem Team zu sein.

Wie gewinnt ihr so hochkarätige Referenten und so zahlreiche Aussteller für eure Veranstaltung?
Michael: Die meisten Referenten sind irgendwo im Netzwerk vom Entrepreneur Club Winterthur. Wir haben noch nie eine Absage erhalten, die nicht mit einer Terminkollision begründet war. Alle helfen gerne mit ihrem Erfahrungsschatz, den sie in ihren Vorträgen offen weitergeben. Auch bei den Ausstellern ist das Netzwerk vom Entrepreneur Club Winterthur und anderen Startup-Communities in der Schweiz alles, was es braucht, um genügend Bewerbungen zu erhalten.

Und wie ist es euch gelungen, die Sponsoren zu akquirieren?
Alyssia: Viele Partner sind schon mehrere Jahre oder sogar seit Tag Eins dabei. UBS und die Mobiliar sind von Anfang an als Hauptsponsoren eingestiegen. Für die Akquise vieler weiterer Partner war es wichtig ihnen zuzuhören und herauszufinden, was für sie einen Mehrwert bringt. Wenn man auf diese Wünsche und Ziele eingeht, ist die Erfolgschance sehr hoch.

Die Startup Nights verbuchten seit ihrem 7-jährigen Bestehen jedes Jahr aufs Neue einen Besucherrekord. Welche Tipps könnt ihr Eventplanern geben, was die Besucherwerbung angeht?
Alyssia: Wir machen sehr viel über das Netzwerk des Entrepreneur Club Winterthur und der OK-Teammitglieder sowie natürlich über LinkedIn, das sich als Business Plattform perfekt eignet. Ausserdem kommen viele Leute gerne Jahr für Jahr wieder, weil sie den Event und seine Atmosphäre so sehr schätzen. Word of Mouth ist ebenfalls sehr wichtig.

Was entscheidet darüber, ob ein Event erfolgreich ist oder nicht? Wie beurteilt ihr das bei den Startup Nights?
Michael: Für uns sind es die Feedbacks der Besucher und Partner sowie die Zufriedenheit des Teams. Wenn wir dann auch noch von Erfolgsgeschichten erfahren, die wir ausgelöst oder beflügelt haben, umso schöner. Beispielsweise gibt es einige uns bekannte Geschichten, von Personen, die sich nach dem Besuch der Startup Nights gewagt haben, ihr Unternehmen zu gründen oder einen Co-Founder oder Investor gefunden haben.

Welcher Fehler ist euch bei der Planung passiert und was habt ihr daraus gelernt?
Michael: Ein grosser Planungsfehler war bestimmt, dass wir keinen zweiten oder grösseren Lastwagen organisiert haben, um beim Aufräumen alles Material zum Lager zu bringen. Das bremste uns stark aus. Wenn man sowieso schon müde ist nach vier strengen Tagen, ist es mühsam, wenn der fehlende zweite Transporter einen daran hindert, fertig zu werden.

Wir bedanken uns bei Alyssia und Michael für diesen informativen Austausch.

Mehr zu den Startup Nights in den Eulachhallen in Winterthur.