Eventorganisation: 8 Tipps, wie Sie Ihr Event-Team richtig managen

Mit dem Event-Team steht und fällt ein Event. Ist das Event-Team freundlich, kompetent und gut koordiniert oder nur schmückendes Beiwerk? Davon hängt der Erfolg einer jeden Veranstaltung ab. Und dieser hinterlässt bleibenden Eindruck bei den Gästen und kann sowohl im besten als auch im schlechtesten Fall noch lange danach Gesprächsthema sein. Der Leitung des Organisationsteams kommt dabei eine Schlüsselrolle zu. Der Kopf Ihres Event-Teams sollte ein Multitasking-Talent sein und dazu flexibel, selbstbewusst und charmant. Selbst beim grössten Event sollte er oder sie mitten im (geordneten) Chaos die Ruhe selbst sein und alles im Blick haben.

Das Event-Team muss gut aufgestellt und bestens koordiniert sein. Jedes Teammitglied der Eventorganisation ist ein wichtiges Rädchen im Getriebe. Alle zusammen müssen funktionieren wie eine gut geölte Maschine.

Hier erfahren Sie, wie Ihnen Ihre Eventorganisation erfolgreich gelingt:

1. Wen brauche ich? Ein gutes Team zusammenstellen.

Zuerst einmal sollten Sie ein Brainstorming machen, um festzustellen, wen Sie wofür brauchen. Catering, Einlasskontrolle, Sicherheit, Servicekräfte, Beleuchtung und Ton, eventuell Sales und Marketing. Und wer kümmert sich um die Moderation sowie Redner und Show-Acts? Wenn Sie die Arbeitsbereiche für Ihren Event festgelegt haben, gilt es zu überlegen, welche Arbeiten von ihrem eigenen Team übernommen werden und welche Sie outsourcen sollten. Welche Leistungen sind in der Location bereits enthalten und wer ist für das dortige Team zuständig? Welche Leistungen sollten Sie Profis anvertrauen, damit alles glattläuft? Hier empfiehlt es sich, auf verlässliche und erfahrene Partner zu setzen, die auf ein Portfolio an Veranstaltungen ähnlich der Ihren zurückgreifen können. Sobald dies alles klar ist, geht es ans Feintuning Ihres Event-Teams: Wie viele Personen brauchen Sie in welchem Bereich für wie lange, die jeweils was genau tun sollen? Planen Sie bei längeren Events genug Pausen oder eventuell Schichten ein. Ein Mitarbeiter zu viel ist im Zweifel besser als einer zu wenig.

2. Delegieren: Aufgaben klar verteilen

Nachdem das grobe Gerüst steht, sollten Sie innerhalb des Event-Teams die Aufgaben optimal verteilen. Eingespielte externe Teams wie z. B. externe Tontechniker oder Caterer machen das von selbst, es sollte jedoch auch für externe Dienstleister immer einen Verantwortlichen in Ihrem internen Projektteam geben, der die Sache koordiniert und reagiert, wenn es mal „brennt“. Achten Sie auch darauf, die Aufgaben so zu verteilen, dass jeder sein Bestes geben kann.

3. Alles im Flow: Zeitmanagement und Überblick

Das beste Team nützt nichts ohne eine gute Eventorganisation mit verbindlichem Zeitplan, der auch eingehalten wird. Erstellen Sie einen übersichtlichen Ablaufplan der Veranstaltung selbst sowie der Planungs- und Vorbereitungszeit. Je nach Grösse des Events ist eine Vorlaufzeit von mindestens einem halben Jahr, oft auch deutlich mehr, notwendig. Davon bekommen die Gäste natürlich im Vorfeld nichts mit. Für den Erfolg Ihrer Veranstaltung und die Motivation Ihres Event-Teams ist das jedoch sehr entscheidend. Idealerweise hat jede Abteilung Ihres Organisationsteams ihre eigenen zeitlichen Abläufe und Deadlines, deren Fäden alle bei Ihnen zusammenlaufen. Dabei hilft Ihnen eine detaillierte Event-Checkliste z. B. als Excel-Dokument. Wenn Sie einen Schritt weiter gehen möchten, nutzen Sie dafür ein Projektmanagement-Tool mit Workflow-Funktion. Verschicken Sie Reminder ein paar Tage vor Ablauf einer jeden Deadline. Für Statusabfragen können Sie mit den Verantwortlichen einen wöchentlichen Jour fixe ausmachen. Planen Sie das Briefing für das komplette Event-Team eine bis zwei Wochen vor der Veranstaltung ein. Einen Tag vor der Veranstaltung oder am Tag der Veranstaltung selbst sprechen Sie nochmals alles im Detail mit Ihrem Event-Team durch.

4. Kommunikation ist alles #1: Die Motivation

Sie möchten, dass das komplette Event-Team einen guten Eindruck hinterlässt. Dafür ist es wichtig, dass alle, auch diejenigen ausserhalb des Event-Teams wissen, wofür sie genau arbeiten. Machen Sie alle Mitarbeiter, intern wie extern, mit dem Event und dessen Bedeutung vertraut. Wer oder was wird gefeiert, promotet oder prämiert? Was ist das Ziel des Events? Welches Publikum erwartet das Event-Team und wie wird demzufolge das Ambiente sein? Formell, lässig, hip, öko oder staatstragend? Warum ist der Event wichtig? Geben Sie Ihrem Projektteam das Gefühl, Teil von etwas Bedeutendem zu sein, das hebt die Motivation und verbessert die Leistung.

5. Kommunikation ist alles #2: Das Briefing

Nachdem Sie Ihr Event-Team mit dem Konzept der Veranstaltung vertraut gemacht haben, geht es um die praktischen Informationen. Bedenken Sie, dass Sie und das Organisationsteam schon lange an dem Event arbeiten, wenn das komplette Event-Team für den Veranstaltungstag gebrieft wird. Jeder muss genau wissen, was er oder sie wann, wo, mit wem, in welcher Kleidung und mit welchen Accessoires genau zu tun hat und wo er oder sie die Kleidung und Materialien ggf. herbekommt. Darüber hinaus gibt es Informationen, die alle kennen müssen, um die Gäste an die jeweils richtige Person zu verweisen oder in Notfällen helfen zu können. Alle Mitglieder des Event-Teams sollten Zugang zu einem Organigramm sowie einem Ablaufplan des Events haben, das WLAN-Passwort der Location kennen und wissen, wie z. B. der Hausmeister zu erreichen ist.

6. Kommunikation ist alles #3: Klare Informationen für alle

Achten Sie beim Briefing und bei der Bereitstellung von Informationen für Ihr Event-Team darauf, klar und deutlich zu sein. Eine gute Kommunikation mit dem Organisationsteam und dem Event-Team ist der Schlüssel für einen einwandfreien Event. Widersprechen Sie sich nicht in einzelnen Informationen und Anweisungen. Stellen Sie ebenfalls sicher, dass Ihr Event-Team die Informationen zur Veranstaltung gebündelt und aus einem Guss und nicht scheibchenweise über verschiedene Kanäle erhält. So vermeiden Sie gefährliche Informationslücken. Wenn viele externe oder unerfahrene Mitglieder im Event-Team arbeiten werden, kann eine Vorstellung der wichtigsten Mitglieder des Organisationsteams sinnvoll sein. Dies kann persönlich geschehen, per Steckbrief oder per Video.

7. Es geht los: Einschwören und absichern

Wenn das Event-Team vor Beginn des Events anwesend ist, ist die Zeit für ein letztes Vor-Ort-Briefing und die Einstimmung gekommen. Begrüssen Sie die Mitarbeiter persönlich, betonen Sie die Bedeutung des Events und versprühen Sie Teamgeist und Motivation. Nehmen Sie dem Event-Team eventuelles Lampenfieber und Nervosität, aber gehen Sie auch noch einmal auf die Pflichten des Event-Teams ein. Seien Sie der Fels in der Brandung und vermitteln Sie Sicherheit und Optimismus. Gehen Sie dazu alle wichtigen Ansprechpartner der Eventorganisation durch und versichern Sie Präsenz. Dies ist der Zeitpunkt für das Event-Team, um letzte Fragen zu stellen und sich gegebenenfalls den einen oder anderen Handgriff zeigen zu lassen.

8. Nach dem Event ist vor dem Event: Feedback für das Team und vom Team

Wenn Ihre Veranstaltung vorüber ist, ist es Zeit für Feedback. Auch der wunderbarste Event kann noch verbessert werden. Geben Sie daher Ihrem Event-Team Feedback, was gut gelaufen ist und was besser hätte gemacht werden können. Hören Sie sich auch an, was Ihr Projektteam zu sagen hat. Eventuell hätte das eine oder andere besser geplant werden können oder etwas lief so gut, dass es in jedem Fall immer so gemacht werden sollte. Wenn Ihr Event-Team gut gearbeitet hat, möchten Sie diese Leute wahrscheinlich für weitere Events bei der Stange halten. Geben Sie Rückmeldung über den Erfolg der Veranstaltung und betonen Sie den Anteil aller daran. So wird nicht nur der nächste, sondern auch der übernächste Event und alle weiteren ein voller Erfolg.

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