Welche Event-Technik Sie für einen Anlass mit 1´000 Gästen benötigen

Immer wieder erleben wir, dass der Veranstaltungstechnik zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet wird. Dabei ist die passende Event-Technik ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine Veranstaltung. Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor: Ihr Event ist ausgebucht. Die Veranstaltungshalle ist voll. Es sind über 1´000 Gäste gekommen. Ihr Key Note Speaker hat gerade seinen Vortrag begonnen. Doch, keiner kann ihn so richtig hören. Ausserdem ist die Halle zu hell, sodass man seine Präsentation nicht erkennen kann. Und dann ist es in der Halle auch viel zu heiss, sodass die Konzentration schon jetzt schwer fällt. Schade. Weder Teilnehmer noch Speaker können von dem Vortrag wirklich profitieren. Dabei meinten Sie alles durchdacht und gut geplant zu haben. Und nun ist Ihr Event ein Flop.

Ein Szenario, das auf einer Veranstaltung unter keinen Umständen eintreten sollte und dennoch hin und wieder so geschieht. Viele Veranstalter unterschätzen die entscheidende Rolle einer optimal ausgeführten Veranstaltungstechnik und planen sie deshalb nicht ausreichend ein.

Was eine gut funktionierende Event-Technik ausmacht und auf was Sie achten sollten, verrät Ihnen der Experte Ronald Cornu von CornuLights im Interview am Beispiel eines Anlasses für 1´000 Personen.

 

Wie geht man die Planung der Veranstaltungstechnik für einen Event mit 1´000 Gästen am besten an?

Grundsätzlich gilt, je früher, desto besser. Die Technik für einen Anlass mit 1´000 Teilnehmern ist nicht zu unterschätzen. Es ist wichtig, mit der Planung der Veranstaltungstechnik so früh wie möglich anzufangen. Die Veranstaltungstechnik sollte bereits bei der Ideensammlung und Konzeptplanung des gesamten Anlasses miteinbezogen werden. Ich rate dazu, sich schon zu diesem frühen Zeitpunkt einen passenden Technik-Partner zu suchen. Gemeinsam mit dem Partner können Ideen erarbeitet, die Möglichkeiten der Eventlocation bestmöglich ausgeschöpft und ein professionelles Veranstaltungstechnik-Konzept erstellt werden.

Was brauche ich alles für eine zielgerichtete Planung?

Bevor das besagte Veranstaltungstechnik-Konzept professionell erstellt werden kann, sollten einige generelle Fakten ermittelt und bestimmt werden. Es geht zuerst einmal darum, alle Eckdaten der Veranstaltung festzulegen. Das heisst: Um welche Art von Veranstaltung handelt es sich? Was ist das Thema der Veranstaltung? Wann und wo soll sie stattfinden? Wie viele Teilnehmer werden erwartet? Welches Ziel soll erreicht werden? Welche Emotionen sollen transportiert werden? Darüber hinaus sind die Räumlichkeiten mit ihren genauen Gegebenheiten natürlich ganz entscheidend für das Konzept der Veranstaltungstechnik. Ich empfehle immer, mit dem Technik-Partner eine Begehung vor Ort zu machen, bei welcher Bestuhlungsplan, Bühne und andere Aufbauten, Arbeitsplätze für Techniker, Stromanschlüsse, Licht- und Tonanlage im Detail geprüft und besprochen werden. Ausserdem relevant, An- und Ablieferungsmöglichkeiten sowie das Budget für die Veranstaltungstechnik.

Welche Installationen gehören zu einem Event mit 1´000 Personen?

Die Art und der Umfang der technischen Installationen hängen natürlich davon ab, um welche Art von Veranstaltung es sich handelt. Ich möchte die Frage anhand von einem Beispiel beantworten. Angenommen, Sie planen einen Vortrag oder eine Präsentation. Bei 1´000 Gästen geht das nicht ohne – einer zumindest kleinen – Bühne und der entsprechenden Bühnentechnik wie Kettenzüge oder Traversen, Deko-Elemente und gegebenenfalls Vorhänge. Sollte die Präsentation draussen stattfinden, ist über eine Überdachung der Bühne nachzudenken. Was die Tontechnik angeht, werden Sie auf jeden Fall Mikrofone für Moderator, Speaker und möglicherweise das Publikum – als Headsets oder Handmikrofone – benötigen. Damit Ihre Tontechniker arbeiten können, brauchen Sie Mischpulte und ein passendes Beschallungssystem, also Lautsprecher. Ratsam ist auch für Einspielungen und Audiomitschnitt zu sorgen. Sollten einer oder mehrere Redner in einer Fremdsprache referieren oder sollte das Publikum internationaler Herkunft sein, macht es Sinn eine Simultanübersetzung anzubieten. So stellen Sie sicher, dass die Inhalte auch wirklich ankommen und wirken können. Bei der Video-Technik müssen Sie sich zuerst einmal die Frage stellen, ob Sie eine Indoor-, Outdoor oder mobile Videotechnik brauchen. Daran schliesst sich die Frage nach dem Wiedergabemedium an. Soll die Präsentation auf einer Leinwand zu sehen sein oder auf Bildschirmen? Bei der Leinwandübertragung brauchen Sie dann auch einen Beamer und so oder so einen PC. Ein Publikum mit 1´000 Personen ist nicht wenig. Immer wieder beobachte ich, dass von Eventplanern nicht darauf geachtet wird, ob die visuelle Unterstützung des Vortrags von allen Plätzen aus gut zu sehen ist. Daran sollten Sie als Eventplaner unbedingt denken. Klären Sie auch mit den Speakern und Moderatoren, ob Sie einen Vorschaumonitor und/oder Telepromter wünschen. Ebenfalls gilt es zu entscheiden, ob ein Live-Streaming stattfinden soll. In diesem Fall ist eine WLAN-Versorgung zwingend. Alternativ können Sie die Veranstaltung natürlich aufzeichnen lassen. Es mag trivial erscheinen, doch die Stromversorgung für Speaker und Publikum muss unbedingt auch mit auf die To-Do-Liste. Zum Thema Präsentationshilfen ist noch wichtig zu wissen, dass Laserpointer der Klasse 2 seit 1. Juni 2019 in der Schweiz nicht mehr erlaubt sind. Lösen Sie das besser über eine Drahtlos-Steuerung für Laptops. Genauso wie die Video-Technik, gibt Ihnen auch die Lichttechnik zahlreiche Möglichkeiten, sich so richtig auszutoben. Ich denke da an Scheinwerfer, Kunstlicht- oder Tageslichtprodukte, Verfolger, LED-Licht-Elemente und Deko-Licht mit spezieller Farbgestaltung. Dass das nicht ohne Lichtsteuerpult geht, versteht sich von selbst.

Und wie sieht der Technik-Bedarf beispielsweise bei einem Personalfest mit Show-Programm aus?

Hier brauchen Sie natürlich auch eine Bühne – aber diesmal eine grosse. In dem Zusammenhang müssen Sie sich Gedanken machen, ob Sie einen speziellen Boden brauchen, Hubpodien, Hebetechnik und/oder ob sogar eine Drehbühne nützlich wäre. Sollte das Fest draussen stattfinden, auch hier wieder die Frage nach der Bühnenüberdachung. Auf Kettenzüge oder Traversen, Seilsysteme, Deko-Elemente und gegebenenfalls Nebeleffekte sollten Sie in diesem Fall nicht verzichten. Unter Umständen bietet es sich auch an, Vorhänge einzuplanen. Bedenken Sie bitte bei einer Veranstaltung dieser Art die möglicherweise notwendigen Umbaumassnahmen während der Veranstaltung. Was die Video-, Ton- und Lichttechnik angeht, sollten Sie sich bei einem Anlass mit Show-Programm die gleichen Fragen stellen, wie bei einem Vortrag. Was Sie bei einem Anlass dieser Art unweigerlich benötigen, ist eine Anlage für die Band, den DJ oder andere Künstler. Im Sinne eines angenehmen Rahmens empfehle ich auch an Hintergrundmusik zu denken.

Mit welchen Kosten muss bei einer Veranstaltung für 1´000 Personen gerechnet werden?

Jede Veranstaltung ist einzigartig und hat ihre individuellen Anforderungen. Aus diesem Grund ist es nicht möglich, genaue Kostenangaben zur Veranstaltungstechnik zu machen. Generell zeigen meine Erfahrungen jedoch, dass die Veranstaltungstechnik neben Catering und Location einen grösseren Budgetposten einnimmt. Um das Budget für die Veranstaltungstechnik im Rahmen zu halten, ist es ratsam darauf zu achten, welche Infrastruktur an Eventtechnik bereits in der Location vorhanden ist. Je umfangreicher die technische Ausstattung der Location ist, umso weniger zusätzliche Eventtechnik muss gemietet werden. Das kann helfen einiges an Kosten einzusparen. Damit betone ich nochmals, wie wichtig es ist, sich bereits in der Planungsphase mit dem Thema Veranstaltungstechnik auseinander zu setzen.

Sollte die Event-Technik vor der Veranstaltung getestet werden?

Auf eine Probe darf auf keinen Fall verzichtet werden. Das betrifft die technische Seite, das heisst: funktioniert alles, hören alle Gäste alles, sehen alle Gäste alles und die inhaltliche Seite, also: stimmen die Inhalte der Präsentation, stimmt deren Format, sind die Schriften in Ordnung, ist der Text gross genug und ist alles fehlerfrei. Bei Filmen rate ich dringend dazu, neben Vollständigkeit und Format auch die Schärfe der Bilder und die Verständlichkeit des Tons zu testen. Meiner Erfahrung nach sind YouTube-Filme meistens ungeeignet. Damit das Programm ohne peinliche Pausen oder falsche Einspieler laufen kann, sollte ein Drehbuch vorliegen. Damit meine ich, dass alle Beiträge in der richtigen Reihenfolge und in der richtigen Dauer aufgelistet und Übergänge klar definiert sind. Das Ganze sollte dann bitte ausreichend geprobt sein.

Empfehlen Sie, für die Veranstaltungstechnik eine Versicherung abzuschliessen?

Definitiv eine Versicherung gegen Diebstahl und eventuell gegen Elementarschäden. Solche Risiken sind in der Regel nicht mehr durch die Technikfirma gedeckt, sobald das technische Equipment das Lager verlässt und am Veranstaltungsort eintrifft. Auf Messen oder in frei-stehenden Festzelten empfehle ich eine Bewachung zu organisieren.

Wie findet man einen kompetenten Partner für Event-Technik?

Das ist unter Umständen gar nicht so einfach. Heutzutage gibt es viele grosse und kleine Veranstaltungstechnik-Unternehmen. Ich rate dazu, bei der Auswahl vor allem ein Augenmerk auf langjährige und passende Erfahrung, technische Kompetenz, Flexibilität und modernes Equipment zu legen. Dass der Partner zuverlässig und professionell sein muss, versteht sich ohnehin. Doch das lässt sich häufig erst während der Zusammenarbeit feststellen. Ein Gespräch mit Referenzen kann daher vor bösen Überraschungen bewahren.
Wie schon gesagt, ist es bedeutend, dass sich der Veranstaltungstechniker ein genaues Bild der Location und der anstehenden Veranstaltung machen kann. Häufig spürt man bei solch einem Termin auch gleich, ob es passt oder nicht.

Was sind die neuesten Markt- und Technologietrends im Bereich Event-Technik?

Die Event-Technik entwickelt sich schnell und permanent weiter. LED-Technik ist heutzutage nicht mehr wegzudenken. Sie verdrängt immer mehr die klassische Projektionstechnik. Auch auf kleinstem Raum können mit LED-Technik wirkungsvolle Akzente gesetzt werden. Besonders vorteilhaft ist dabei, dass LED-Geräte immer kleiner, leichter und somit handlicher werden. Auch Drohnen – Achtung, diese brauchen eine Bewilligung zum Überfliegen von Menschen – haben den Event-Markt für sich entdeckt. Und das nicht nur für Fotos und Videoaufnahmen oder Lichtshows, sondern auch als Security von oben mit Liveübertragung.

Aus dem Nähkästchen geplaudert, was war Ihre Worst Case Erfahrung?

Stellen Sie sich folgende Situation vor: Das Saallicht wird zurück gedimmt, die Show beginnt mit Film, mitreissendem Sound, mystischen Nebeleffekten und fantastischer Lichtshow. Und dann, nach 30 Sekunden … paff: Stromausfall! Alles stoppt und es ist dunkel. Da möchte man nicht in der Haut des Verantwortlichen stecken. Passiert ist das an einer Produkt-Lancierung. Der Grund waren Zuleitungskabel, die unbefugter Weise ausgesteckt worden sind. Da fällt mir noch ein anderes Event-Desaster ein: In einer grossen Sporthalle spielte ein Show Act, alles funktionierte reibungslos. Nach einer kurzen Umbaupause begann die anschliessende Generalversammlung. Als der Vorsitzende das Wort ergriff, gab es Tonausfälle, keiner konnte ihn verstehen. Ganz unangenehm. Grund war ein Tonkabel hinter der Bühne, das während dem Umbau unachtsamer Weise beschädigt und leicht ausgerissen wurde.

———————-

CHECKLISTE

Schritt für Schritt zur perfekten Eventlocation

Mit unserer Anleitung wird Ihr Event ein Erfolg. Jetzt das PDF anfordern:


Mit Ihrem Besuch auf unserer Website stimmen Sie unserer Datenschutzerklärung und der Verwendung von Cookies zu. Dies erlaubt uns unsere Services weiter für Sie zu verbessern. Datenschutzerklärung

OK