Veranstaltungstechnik: Was braucht es und was ist zu beachten?

Immer wieder erleben wir, dass der Veranstaltungstechnik zu wenig Aufmerksamkeit gewidmet wird. Dabei ist die passende Eventtechnik ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine Veranstaltung. Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor: Ihr Event ist ausgebucht. Die Veranstaltungshalle ist voll. Es sind über 1´000 Gäste gekommen. Ihr Key Note Speaker hat gerade seinen Vortrag begonnen. Doch, keiner kann ihn so richtig hören. Ausserdem ist die Halle zu hell, sodass man seine Präsentation nicht erkennen kann. Und dann ist es in der Halle auch viel zu heiss, wodurch die Konzentration schon jetzt schwerfällt. Schade. Weder Teilnehmer noch Speaker können von dem Vortrag wirklich profitieren. Dabei meinten Sie alles durchdacht und gut geplant zu haben. Und nun ist Ihr Event ein Flop.

Ein Szenario, das auf einer Veranstaltung unter keinen Umständen eintreten sollte und dennoch hin und wieder so geschieht. Viele Veranstalter unterschätzen die entscheidende Rolle einer optimal ausgeführten Veranstaltungstechnik und planen sie deshalb nicht ausreichend ein.

Was eine gut funktionierende Eventtechnik ausmacht und auf was Sie achten sollten, verrät Ihnen der Experte Andi Gschwend von estec visions gmbh im Interview.

Zuerst einmal: Veranstaltungstechnik – was ist das genau?

Als erstes steht immer die Vision eines Veranstalters im Vordergrund. Aufgrund der ersten Angaben erstellen wir Ideen und Angebote, welche mit dem Inhalt der Veranstaltung übereinstimmen. Wir teilen unser Material an Eventtechnik in vier Hauptgruppen ein: Audio, Video, Licht und Rigging. Beim Audio geht es primär um die Frage, welche Bereiche einer Halle beschallt werden müssen. Bei einer reinen Sprachbeschallung braucht es eine andere Lautsprecheranlage als bei einem Konzert. Ausserdem klären wir, ob es auch Zonen mit einem anderen Signal geben soll. Beispielsweise einem Gong oder Durchsagen für ein Foyer. Beim Licht gibt es sehr viele verschiedene Optionen – von bewegtem intelligentem Licht über klassisches konventionelles Licht bis hin zu kreativem Licht, welches als Bühnen- oder Rauminszenierung dienen kann. Im Videobereich gibt es Projektoren, Leinwände und Bildschirme sowie die immer mehr verbreiteten LED-Wände. Bei vielen Anlässen nimmt diese Art der Veranstaltungstechnik eine wichtige Position ein. Bei den meisten Veranstaltungen geht es doch darum etwas zu präsentieren oder visuell zu zeigen. Mit Rigging ist die Art der Aufhängung gemeint, also wie Audio, Video und Lichtequipment sicher und effizient an Wänden und Decken angebracht werden kann. Zum Rigging zählen Motoren und Traversen, welche der Statik entsprechend in einer Location an die Decke gehängt werden.

Was ist für dich – neben dem professionellen Equipment – erfolgsentscheidend, damit die Veranstaltungstechnik passt?

Eine gute Kommunikation zwischen Veranstalter und Technikpartner ist entscheidend, um ein entsprechendes Resultat zu erhalten. Genügend Zeit in der Vorplanung ist deshalb wichtig, damit Meetings und Pläne erstellt werden können. Darüber hinaus sind die Räumlichkeiten mit ihren genauen Gegebenheiten ganz entscheidend für das Konzept der Veranstaltungstechnik. Ich empfehle immer eine Begehung vor Ort zu machen, bei welcher Bestuhlungsplan, Bühne und andere Aufbauten, Arbeitsplätze für Techniker, Stromanschlüsse, Licht- und Tonanlage im Detail geprüft und besprochen werden. Ausserdem relevant, Anlieferungsmöglichkeiten sowie das Budget für die Veranstaltungstechnik.

Wie geht man das Thema Veranstaltungstechnik am besten an?

Die sogenannte Pre-Production ist ein oft unterschätzter Punkt. Umso besser die Bedürfnisse im Vorhinein abgeklärt werden, umso weniger Fehler oder Unklarheiten erlebt man am Anlass selber. Um welche Art von Veranstaltung handelt es sich? Was ist das Thema der Veranstaltung? Wann und wo soll sie stattfinden? Wie viele Teilnehmer werden erwartet? Welches Ziel soll erreicht werden? Welche Emotionen sollen transportiert werden? Ein optimales Vorgehen wäre für uns: Als erstes gibt es eine telefonische oder schriftliche Kontaktaufnahme. Danach wird ein erstes Treffen vor Ort organisiert. Das sogenannte Kick-off Meeting. Oftmals sind hier mehrere Parteien mit dabei, um ein besseres Kennenlernen zu ermöglichen. Anschliessend erfolgen die Angebotserstellung und der Austausch mit den beteiligten Parteien. Oft ergeben sich so weitere Treffen mit einzelnen Lieferanten, um einen effizienten Austausch zu ermöglichen. Der Veranstalter selber bleibt stetig informiert, sammelt und ergänzt die wichtigsten Dokumente wie Zeitpläne, Kontaktlisten und Showabläufe. Ein sehr wichtiger Punkt dabei sind die Hallenpläne. Hierbei gibt es oftmals Unklarheiten und wir erleben immer wieder, dass mit selbst erstellten oder handgezeichneten Pläne ohne korrekten Massstab gearbeitet wird. Wenn wir damit nicht weiterkommen, raten wir dem Veranstalter von uns fachkundige CAD Pläne erstellen zu lassen. Ob einfache Bestuhlungspläne in 2D oder hochkomplexe Technikeinrichtungen in 3D – alles ist möglich und kann je nach Wunsch erstellt werden. Oftmals integrieren wir Angaben wie Strombedürfnisse einzelner Aussteller, Fluchtwege oder Laufwege der Gäste. So bringen wir alle Beteiligten auf denselben Stand.

Wie haben sich die Bedürfnisse in der Veranstaltungstechnik in den letzten Jahren geändert?

Immer öfters wünschen die Veranstalter neben der Standardtechnik ein technisches Alleinstellungsmerkmal – ein USP – für den jeweiligen Anlass. Deshalb hat sich die estec visions gmbh auf diesen Teil der Veranstaltungsbranche spezialisiert. Kreatives Deko-Licht wie beleuchtete Wassertanks, farbige steuerbare Lichterketten, Retroleuchten, eigens entworfene Logos und viele andere aussergewöhnliche Lichtkonzepte gehören inzwischen zu unserem Repertoire. Dank der LED-Technik kann der sonst enorm hohe Stromverbrauch eines Grossanlasses drastisch reduziert werden. Im Videobereich erlauben immer höhere Auflösungen eine eindrückliche Verbesserung der Bildqualität. Auch im Audiobereich gibt es ständig Neuerungen mit rein digitalen Systemen. Veränderungen sind im Bereich der Veranstaltungstechnik ein stetiger Prozess. Deshalb halten wir uns mit Investitionen in unser Equipment sowie mit Schulungen immer up to date.

Wenn die Veranstaltungstechnik wieder abgebaut ist, was passiert dann?

Nach jedem Event bereiten wir den Anlass nach. Das heisst, das ganze Team kommt zusammen und wir durchleuchten, was gut funktioniert hat und was weniger gut. Wir vermerken die Angaben zum Material und halten fest, ob wir beispielsweise genügend Kabel dabei hatten oder sogar viel zu viele. Ausserdem klären wir, ob es Bereiche gab, welche nicht genügend beleuchtet oder beschallt wurden und ähnliches. Das hilft uns für andere Veranstaltungen, aber vor allem auch, wenn es von dem jeweiligen Event im Folgejahr eine neue Ausgabe geben soll.

Mal ganz konkret: Was ist beim Technikbedarf für ein Show Programm zu beachten? Beispielsweise mit einer internationalen Band?

Bei einem internationalen Konzert werden vorab bereits alle technischen Details exakt besprochen. Die Bands arbeiten in der Regel mit einem sogenannten Band Rider. Das ist eine Liste, in der genau steht, was die Band für Ihre Show alles benötigt. Oftmals sind in der Liste noch viele weitere Angaben und Wünsche enthalten, welche wir im Austausch mit den Band- Technikern oder dem Management klären. Die wichtigsten Punkte sind immer: Bühnengrösse, Audio- und Lichtanlage sowie das Personal. Häufig ist es so, dass von der Ankunft der Band bis hin zu deren Auftritt nur wenige Stunden Zeit bleibt. Deshalb muss alles gut vorbereitet sein, damit es keine Verzögerungen gibt oder die Show schlimmstenfalls erst verspätet beginnen kann. Dass die Veranstaltungstechnik immer in einem perfekten Zustand sein muss, versteht sich von selbst. Bevor ein Gerät bei uns wieder ans Lager kommt, wird es eingehend geprüft. Verschmutzungen nach Ausseneinsätzen wie Openairs werden gereinigt, technische Updates werden installiert und defekte Geräte ausgetauscht.

Sollte die Eventtechnik vor der Veranstaltung getestet werden?

Auf jeden Fall. Wir testen bei der Installation und Programmierung alle unsere Geräte auf Herz und Nieren. Dieser Prozessschritt muss dazugehören. Bei Präsentationen und Shows ist es eminent wichtig, dass es eine Probe gibt. Funktionieren alle Folien im Power Point oder Keynote File? Funktionieren die Übergänge und Multimediainhalte wie gewünscht? Kann man die Präsentation auch von den hintersten Reihen gut verfolgen? Immer wieder erleben wir, dass diese Tests unterschätzt werden und weisen Veranstalter deshalb ausdrücklich darauf hin. Bei grösseren Shows gehören mehrere Proben zum Standard. Diese teilen sich oftmals in künstlerische und technische Proben auf. Bei Konzerten gibt es den bekannten Soundcheck, um alles zu testen und einzustellen.

Wie findet man einen kompetenten Partner für Eventtechnik?

Normalerweise haben die Eventlocations Partnerfirmen, mit denen sie zusammenarbeiten. Im Bereich Veranstaltungstechnik hat das den Vorteil, dass dieses Unternehmen die Location dann bestens kennt und somit sehr effizient arbeiten kann – von der Angebotserstellung bis zur eigentlichen Installation. Sollte die Eventlocation keine Partnerfirma für die Veranstaltungstechnik haben, rate ich immer, sich umzuhören. Über Empfehlungen anderer Veranstalter oder Locations können sich wertvolle Kontakte ergeben. Oder vielleicht gibt es Bilder oder Videos von etwas, das einem gefällt und man in ähnlicher Weise realisieren möchten. Es ist durchaus legitim, mehrere Unternehmen kennenzulernen und mit einer ersten Angebotserstellung zu beauftragen. So kann man feststellen, welcher Partner nicht nur aus Budgetgründen, sondern auch hinsichtlich seiner Kompetenz und Persönlichkeit am besten passt.

Was zeichnet die estec visions gmbh aus?

Wir arbeiten nach dem Motto Aestetics Meets Technology. Wir sind ein kreatives Jungunternehmen. Bei uns gibt es nicht nur Veranstaltungstechnik von der Stange. In unserer hauseigenen Werkstatt bauen wir Logos und Beleuchtungskörper nach den Wünschen unserer Kunden. Das erlaubt es uns, neben Festinstallationen auch aussergewöhnliche technische Anforderungen zu erfüllen. Unser Spezialgebiet sind ausgefallene Stagedesigns für grosse aber auch für kleine Bühnen. Unser eingespieltes, leidenschaftliches Team ist in der Eventbranche zuhause und weiss genau was es braucht und was diese Branche von einem verlangt.

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