12 Tipps für eine erfolgreiche Eventplanung

Dem Faktor Zeit kommt bei der Organisation von Events eine wichtige Bedeutung zu. Fangen Sie frühzeitig an, sich grundsätzliche Gedanken zu Ihrem Event zu machen. Gehen Sie immer vom Groben zum Detail. Das Eventkonzept ist Ihre Grobplanung, die aufzeigt, was das Besondere an dem zu planenden Anlass ist. Events zählen zum Bereich des Live Marketing und dabei geht es immer darum, für die Teilnehmer ein ganz besonderes Erlebnis zu schaffen. Sobald Sie die Idee Ihres Events kennen, können Sie das Eventkonzept ausarbeiten. Dazu gehören zuallererst einmal das Thema, die Ziele und der Veranstaltungsort. Ausserdem halten Sie im Eventkonzept die Zielgruppe mit deren Wünschen und Bedürfnissen fest. Auch das zur Verfügung stehende Budget, das Projekt-Team sowie die groben Programmpunkte gehören dazu. Wenn alles steht, machen Sie noch einen kritischen Machbarkeits-Check und dann volle Konzentration auf die Feinplanung und die Realisierung des Anlasses.

Bei der Planung eines Events müssen viele Entscheidungen getroffen werden. Für einen effizienten Entscheidungsprozess ist es ratsam, mit einer Steuerungsgruppe, bestehend aus entscheidungs- und weisungsbefugten Mitgliedern, zusammenzuarbeiten. Bei Grossevents ist es wichtig, dass Sie auch Event-Partner und Sponsoren in die Steuerungsgruppe miteinbinden.

Das Eventkonzept steht. Jetzt legen Sie einfach los? Besser nicht. Der sinnvolle nächste Schritt ist die Feinplanung. Sie endet in einer detaillierten Checkliste. Halten Sie in der Checkliste alles fest, was erledigt werden muss – auch die kleinste Aufgabe. Geben Sie den einzelnen Aufgaben klare Zuständigkeiten und Termine. Planen Sie die Deadlines mit genügend Zeitpuffer ein. Um sicherzugehen, dass Sie an alles gedacht haben, machen Sie ein Brainstorming mit dem bei der Eventorganisation involvierten Projekt-Team. Die Checkliste ist ab sofort das tägliche Arbeitsmittel für das Projekt-Team. Verfeinern und ergänzen Sie nach Bedarf, haken Sie ab und machen Sie Notizen. Damit haben Sie als Eventmanager und auch jedes Teammitglied stets einen klaren Überblick, ob sich ein zeitlicher Verzug ankündigt oder alles nach Plan verläuft. Eine detaillierte Checkliste wird häufig unterschätzt, stellt jedoch einen wertvollen Baustein der Eventplanung dar. Ausführlich ausgearbeitet spart sie nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Wenn jeder weiss, was er wann zu tun hat und wo die Fäden zusammenlaufen, wird die Organisation eines Events deutlich zielgerichteter, effektiver und letztendlich auch günstiger. Die Event-Checkliste ist der entscheidende Wegweiser für alle Beteiligten und garantiert einen sinnvollen Einsatz des Budgets. Ein Tipp: Spielen Sie die geplante Veranstaltung immer wieder aus Sicht der Gäste durch. Eine kleine Geste da, ein nettes Give Away hier, ein zusätzlicher Hinweis dort und eine persönliche Verabschiedung können den Anlass entscheidend positiv beeinflussen.

Entscheidend für eine erfolgreiche Eventplanung ist es, dass das Projekt-Team regelmässig auf den gleichen Wissensstand gebracht wird. Durch die Event-Checkliste haben alle Beteiligten einen Überblick über bereits erledigte und noch anstehende Aufgaben. Wiederkehrende Meetings helfen darüber hinaus, Auskunft über aktuelle Fortschritte zu geben. Ausserdem können Probleme angesprochen und gemeinsam gelöst werden. Diese Abstimmungen helfen auch dabei, zu überlegen, ob etwas vergessen oder noch nicht eingehend genug behandelt wurde. Nicht zu missachten ist auch das positive Zeichen für das ganze Team, das von gemeinsamen Sitzungen ausgeht. So fühlt sich jeder in die Eventplanung eingebunden, wertgeschätzt und gleichermassen wichtig für die anstehende Veranstaltung.

Der Erfolg eines Events steht und fällt auch mit dem Vorhandensein von einsatzbereitem Personal. Dieses ist beispielsweise für den Einlass zuständig, kümmert sich um die Garderobe, weist die Gäste zu ihren Plätzen oder übernimmt das Servieren der Getränke und Speisen. In Abhängigkeit von der Grösse des Events werden Sie mehr oder weniger Personal benötigen. Wenn das Event-Budget knapp ist, könnten Sie freiwillige Helfer engagieren. Viele junge und auch ältere Leute schätzen es, für eine Verpflegung und ein kleines Dankeschön einen Blick hinter die Kulissen eines Events zu erhalten. Sollten sich keine solche Helfer finden lassen oder sollten Sie auf erfahrenes Personal setzen wollen, können Sie eine Crew anheuern oder mit einer Personalagentur zusammenarbeiten. Stecken Sie die Aufgabenverteilung Ihres Personals so exakt wie möglich ab. Jeder sollte einen eindeutigen Posten haben und dabei weder überlastet sein noch untätig im Weg stehen.

Die Organisation eines Events kommt einem Wettlauf gegen die Zeit gleich. Jeden Tag sind mehrere Aufgaben zu erledigen, für die nur wenig Zeit bleibt und die wiederum Auswirkungen auf nachfolgende Aufgaben haben. Neben einem ausreichenden Zeitpuffer bei der Feinplanung ist das richtige Zeitmanagement bei der täglichen Arbeit entscheidend für den Erfolg des Events. So vermeiden Sie auch unnötige Nachtschichten. Vergessen Sie dabei nicht: auch kleine Dinge brauchen Zeit. Haben Sie Ihre eigenen Aufgaben und Deadlines sowie die aller Beteiligten immer im Blick. Reservieren Sie sich feste Arbeitszeiten im Kalender für Ihre Aufgaben. Finden Sie rechtzeitig Lösungen, wenn Sie feststellen, dass die Zeit knapp werden könnte.

Egal, wie viel Zeit Sie für die Eventplanung hatten, spätestens kurz vor der Veranstaltung kommt häufig Hektik auf. Jetzt ist es wichtig, einen kühlen Kopf zu bewahren. Dabei ist es hilfreich, wenn Sie alle wichtigen Kontaktdaten, Verträge, Entscheidungen, Personalplan, Lageplan, Abläufe etc. in einer Mappe zusammengefasst haben. Machen Sie ein sogenanntes Running Sheet zum Bestandteil dieser Mappe. Im Running Sheet halten Sie alle wichtigen Punkte sortiert nach Zeit, Raum und Beteiligten fest. Das Running Sheet sollte nur die wesentlichen Informationen enthalten und für jeden einfach und schnell zu erfassen sein. Auch Auf- und Abbauzeiten und die Zuständigkeiten halten Sie darin fest. Diese sorgen immer wieder für Diskussion, wenn sie nicht vorab geklärt werden. Erstellen Sie Ämtlipläne und briefen Sie alle Mitwirkenden und Involvierten ganz genau

Eine intensive und detaillierte Eventplanung ist zwar erfolgsentscheidend, kann aber nicht vermeiden, dass kurzfristig etwas schiefgeht. Darüber sollte sich jeder Eventmanager im Klaren sein. Dann muss ein Plan B her. Abhängig von Grösse und Art der Veranstaltung ist auch ein Notfallszenario oder ein Krisenplan ratsam. Diese Dokumente in der Hinterhand zu haben, nimmt Ihnen enormen Druck. Es hilft Ihnen im Notfall überlegt und zielgerichtet handeln zu können.

Im Zuge der Eventplanung werden Sie viele Vereinbarungen treffen. Halten Sie diese schriftlich fest. Verlassen Sie sich bei Vereinbarungen mit Partnern und Lieferanten nicht auf das gesprochene Wort. Vor allem terminliche Absprachen sowie Kostenvereinbarungen brauchen Sie in geschriebener Form. Nur so können Sie sicher gehen, dass es keine Missverständnisse gibt. Und sollte etwas schief gehen, haben Sie eindeutige Belege.

Dass der Event nur noch wenige Wochen entfernt ist, merken Sie häufig auch daran, dass die Eventorganisation hektischer wird. Panik ist jetzt das Letzte, was Sie gebrauchen können. Bewahren Sie Ruhe. Gehen Sie den gesamten Ablauf des Events gedanklich durch – entweder allein oder mit Ihrem Projekt-Team. Es könnte durchaus sein, dass Sie dabei feststellen, im Eifer des Gefechts einige kleine Aufgaben vergessen zu haben. Wiederholen Sie den Vorgang ein paar Tage vor dem Stichtag und nehmen Sie die letzten Details in Angriff. Danach ist das Risiko, weitere Dinge vergessen zu haben, nur noch sehr gering. Sie sind jetzt gut auf den Event vorbereitet.

Der Tag des Events ist da. Der Eventmanager und das enge Projekt-Team sind in der Regel die ersten, die kommen und die letzten, die gehen. Seien Sie frühzeitig vor Ort. Meistens lohnt es sich, bereits einen Tag vor der Veranstaltung die Location zu kontrollieren. Es gibt viele Dinge, die jetzt anstehen: Bestuhlung, Mobiliar und Dekoration checken, Technik und Wegweiser überprüfen, Personal instruieren und Zuständigkeiten absprechen, Catering steuern, Begrüssung und Verabschiedung der Gäste sicherstellen, Zeitplan kontrollieren und allenfalls anpassen und vieles mehr. Zurücklehnen können Sie sich erst, wenn Sie den Event abgeschlossen haben.

Die Gäste sind verabschiedet und die Location ist gereinigt. Der Event ist beendet, aber die Eventplanung noch nicht. Zu einem professionellen Abschluss einer Eventplanung gehören De-Briefing, Erfolgskontrolle und Dankesbriefe. Bringen Sie das Steuerungs- und Projekt-Team zusammen und besprechen Sie die positiven und negativen Punkte. Nehmen Sie auch von allen anderen Mitwirkenden – Lieferanten, Partnern, Sponsoren und Helfern – lobendes und kritisches Feedback gleich nach dem Anlass auf. Feedbackbögen eigenen sich sehr gut dafür und machen es den Befragten einfacher. Halten Sie die Erkenntnisse für kommende Veranstaltungen fest. Zur Evaluierung des Events gehört des Weiteren die Kontrolle der Finanzen und Ziele. Was wurde budgetiert und was tatsächlich investiert? Welche konkreten Erfolge konnten verzeichnet werden? Welche Ziele konnten nur geringfügig oder überhaupt nicht realisiert werden? Und für die Gäste schliesst jede gute Veranstaltung mit einem Dankeschön ab. Das können Sie zum Beispiel mit einer Dankeskarte oder einer E-Mail machen.