Eventlocation mieten: Diese 9 Fragen müssen Sie stellen

Egal, ob bei öffentlichen Events oder privaten Firmenanlässen – am grossen Tag soll alles stimmen und wie am Schnürchen laufen. Ob die Gäste den Event in guter Erinnerung behalten, hängt entscheidend davon ab, ob sie sich wohl gefühlt haben. Dabei spielt die richtige Eventlocation eine entscheidende Rolle. Die Eventlocation bildet den grossen Rahmen der Veranstaltung und trägt dazu bei, den Gästen ein unvergessliches Erlebnis zu schenken. Die passende Eventlocation zu finden und zu mieten, ist nicht einfach. Je nach Event, Teilnehmerzahl und gewünschtem Ambiente kann eine Location für den einen Event perfekt und für den anderen Anlass die völlig falsche Wahl sein.

Wir kennen uns mit Eventplanung bestens aus. Damit Sie die richtige Eventlocation mieten, verraten wir Ihnen die ultimativen 9 Fragen, die Sie stellen sollten.

Frage 1: Für wie viele Gäste eignet sich die Eventlocation?
Zu viele Gäste auf zu engem Raum führen zu Gedränge und manch einer fühlt sich nicht wohl dabei. Zu wenige Gäste in einer grossen Eventlocation wiederum, kommen sich schnell verloren vor. Dann kann der Charme des Events verlorengehen, auch wenn das Programm noch so gut ist.
Bevor Sie die Eventlocation mieten, informieren Sie die Location genau über die erwartete Gästeanzahl und klären Sie, inwiefern sich die Räume dafür eigenen. Manche Eventlocations bieten ein flexibles Raumkonzept, das je nach Anzahl der Teilnehmer verändert werden kann. Denken Sie auch daran, nach den Parkplätzen, Garderoben, Backstagebereich und Toiletten zu fragen. Wenn Sie die Location mit der maximal möglichen Teilnehmerzahl füllen, soll es nicht zu langen Schlangen vor den Toiletten und an der Garderobe oder zu Parkproblemen kommen, denn auch das bleibt im Gedächtnis Ihrer Gäste hängen.

Frage 2: Welche Bestuhlungsmöglichkeiten gibt es?
Mit der richtigen Bestuhlung steht und fällt der Charakter eines Events. Braucht Ihr Event Stuhlreihen wie im Theater? Möchten Sie runde Tische mit Stühlen für ein Gala Dinner? Soll es eine Seminar- oder Bankett-Bestuhlung sein? Oder reichen Ihnen Stehtische aus? Möglichkeiten gibt es viele. Je nach Bestuhlungsart ändert sich die maximal mögliche Gästezahl. Wenn Sie bei Vertragsabschluss noch unsicher über die Teilnehmerzahl sind, können Sie mit geschickter Bestuhlung auch gut Platz gewinnen oder Leerflächen optisch verstecken. Eine erfahrene Eventlocation kann Ihnen hier mit Rat und Tat zur Seite stehen.

Frage 3: Welche Bereiche der Location dürfen genutzt werden?
Existieren in der Location Ihrer Wahl eine Lounge, ein Garten, eine Terrasse oder eine Eingangshalle? Wenn ja, fragen Sie nach, ob die Raummiete miteinschliesst, dass Ihre Gäste sich dort aufhalten dürfen. Fragen Sie auch, ob es einen Raucherbereich gibt und wenn ja, wo dieser ist. Tipp: Achten Sie auch auf eine ansprechende, verständliche Beschilderung.

Frage 4: Welche Sperrzeiten sind einzuhalten?
Sperrzeiten hängen vom Kanton, der Lage der Eventlocation, dem Charakter des Events und dem dementsprechenden Lärmpegel ab. Für eine erfolgreiche Eventplanung müssen Sie die Sperrzeiten unbedingt bei Ihrer Location erfragen. Nichts wäre ärgerlicher als ein aufgrund von Ruhestörung von der Polizei verursachter Abbruch Ihrer Veranstaltung.

Frage 5: Besteht eine Catering-Vorgabe?
Sie haben schon einen Caterer, zu dem Sie einen besonders guten Draht haben oder den Sie wärmstens empfohlen bekommen haben? Dieser Caterer soll Ihre Gäste unbedingt bewirten? Nicht jede Eventlocation lässt es zu, einen eigenen Caterer mitzubringen. Wenn Sie eine Eventlocation mieten, klären Sie davor ab, ob eine Catering-Vorgabe besteht. Wenn ja, was beinhaltet das Catering und zu welchen Kosten? Wenn nein, finden Sie heraus, zu welchen Bedingungen Sie Ihren eigenen Caterer mitbringen können. Gibt es Infrastruktur wie Küche und Bar, die ein externer Caterer nutzen kann? Wenn ja, zu welchen Kosten? Normalerweise bringt ein Caterer sein eigenes Servicepersonal mit. Klären Sie unbedingt ab, ob das tatsächlich so ist und ob hierfür Zusatzkosten entstehen.

Frage 6: Welche technische Infrastruktur steht zur Verfügung?
Eventtechnik, Licht- und Sound-Anlage braucht jeder Event. Die passende Eventtechnik ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für eine Veranstaltung. Wir empfehlen Ihnen, immer eine Begehung vor Ort zu machen, bei der Sie Bestuhlungsplan, Bühne und andere Aufbauten, Arbeitsplätze für Techniker, Stromanschlüsse, Licht- und Tonanlage im Detail prüfen und besprechen können.

Frage 7: Was gilt hinsichtlich Auf- und Abbau?
Die Miete der Eventlocation umfasst normalerweise auch die Aufbau- und Abbauzeiten. Bevor Sie die Eventlocation mieten, sollten Sie wissen, in welchen Zeiträumen die Infrastruktur für den Event auf- und abgebaut werden kann und wofür Zusatzkosten entstehen. Fragen Sie auch, welche Hilfsmittel zur Verfügung stehen und ob die Eventlocation befahrbar ist. Versichern Sie sich, dass die Location ausreichend grosse Türen hat, um eventuell aufwändiges Equipment hineinzubringen.

Frage 8: Welche Kosten fallen genau an und was beinhalten diese?
Last but not least kommt es auf die Kosten an und was diese beinhalten. Beinhaltet die Raummiete Technik, Mobiliar und Dekoration? Wenn nicht, welche Extrakosten kommen hinzu? Beinhaltet die Miete der Eventlocation die Endreinigung? Sehr hilfreich ist eine feste Kontaktperson seitens der Location, die während dem ganzen Event anwesend ist.
Wenn Eventmöbel, Technik und Dekoration nicht inbegriffen sind, zu welchen Bedingungen dürfen Sie diese mitbringen? Oft verfügt die Location über erfahrene Partner, die Sie gerne unterstützen – fragen Sie danach. Für welche Nutzungszeiten gilt die Miete? Gibt es seitens der Eventlocation Hilfestellung für den Auf- und Abbau? Muss eine Versicherung abgeschlossen werden und welche Haftungsausschlüsse gelten?

Frage 9: Welches Personal wird von der Eventlocation gestellt?
Bei einem Event sind viele Personen involviert. Und das nicht nur bei der Planung und Vorbereitung. Auch während der Veranstaltung brauchen Sie viele helfende Hände. Dazu gehören zum Beispiel Eventbetreuer, Hostessen, Sicherheitspersonal, Garderobenpersonal und Technik-Experten. Ausserdem könnten unter Umständen ein Sanitäts-Dienst und Verkehrsdienst notwendig werden. Bestimmen Sie auch, wer für den Auf- und Abbau der Eventinfrastruktur verantwortlich ist und ob es seitens der Eventlocation Unterstützung gibt. Die Eventlocation wird Ihnen vermutlich nicht jede notwendige Arbeitskraft stellen können. Besprechen Sie daher im Detail, welches Eventpersonal benötigt und wie es organisiert wird.

Eine seriöse Eventlocation wird Ihnen alle diese Fragen transparent und ausführlich beantworten. Unabhängig davon empfehlen wir Ihnen, unbedingt eine Begehung vor Ort zu machen, um sich ein exaktes Bild der Gegebenheiten machen zu können.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Eventorganisation.

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