Was eine Eventlocation für bis zu 1’000 Personen können muss

Prima – Sie haben auf Anhieb eine Eventlocation für 1’000 Personen gefunden und wollen dann gleich mal alles unter Dach und Fach bringen? Seien Sie nicht zu voreilig. Die Locationwahl sollte wirklich gut überlegt sein. Denn: Nicht jede Location passt zu jeder Veranstaltung. Neben der Kapazität sollten weitere Kriterien bei Ihrer Locationsuche eine Rolle spielen. Fragen Sie sich, ob die Location zu Ihrem Eventkonzept und zu Ihrer Zielgruppe passt. Auch das Ambiente entscheidet darüber, ob Ihre Grossveranstaltung in guter Erinnerung bleiben wird.

Je nachdem wie bestuhlt wird, ändert sich die Kapazität eines Veranstaltungsraumes. Ausserdem ist nicht in jeder Eventlocation für 1’000 Personen jede Art der Bestuhlung möglich. Ein Punkt, den Sie bei der Auswahl Ihrer Location bedenken sollten. Vorteilhaft ist es, wenn die Eventlocation eine gewisse Flexibilität mitbringt, was die Bestuhlung und Verwendung der Räumlichkeiten betrifft – vor allem dann, wenn Ihre genaue Teilnehmerzahl noch nicht exakt feststeht und auch vom Erfolg Ihrer Werbemassnahmen abhängt. Ist der Veranstaltungsort zu gross, wirkt Ihr Event schnell leer und Ihre Gäste erhalten den Eindruck, dass zu wenig Besucher erschienen sind. Ist die Eventlocation hingegen zu klein und die Teilnehmer müssen sich drängen, könnte man glauben, Sie haben falsch geplant oder wollten sparen.

Bei einem Event für 1’000 Personen ist die Erreichbarkeit mit dem ÖV entscheidend. Wir empfehlen ausserdem darauf zu achten, dass Parkplätze in der Nähe vorhanden sind. Die beste Location bringt Ihnen wenig, wenn Sie für Ihre Gästeschar nicht gut erreichbar ist. Für das Eventteam, VIP-Gäste und Referenten ist es vorteilhaft, wenn die Eventlocation über eine gewisse Anzahl an eigenen Parkplätzen verfügt. Informieren Sie Ihre Gäste bestenfalls auch über nahegelegene Parkplätze und Parkhäuser. Manchmal macht es Sinn, einen Shuttle-Service zu organisieren. Bei einer mehrtägigen Veranstaltung oder einer Abendveranstaltung sind Übernachtungsmöglichkeiten für die Gäste wichtig. Prüfen Sie, ob es in der Nähe Ihrer Eventlocation für 1’000 Personen ausreichend Unterkünfte hat. Ideal sind kleine und grosse Hotels in verschiedenen Preisklassen. Informieren Sie Ihre Gäste darüber.

Eine Veranstaltung für 1’000 Personen zu organisieren ist eine grosse Sache. Da sollte es nicht zu unnötigen Reibungsverlusten und bösen Überraschungen kommen. Achten Sie darauf, dass das Personal der Eventlocation erfahren und eingespielt ist. Das Team vor Ort sollte Ihnen ein gutes Gefühl geben. Ein gutes Briefing wird häufig unterschätzt. Während Einzelheiten im Verlauf der Vorbereitungen geändert und angepasst werden können, muss das Gesamtkonzept sicher stehen. Es ist die entscheidende Grundlage Ihrer Eventplanung. Um die richtige Eventlocation für 1’000 Personen zu finden, ist es wichtig zu wissen, worauf der Fokus Ihrer Veranstaltung liegt. Ein aussagekräftiges Briefing spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld. Am besten spielen Sie gemeinsam mit der Eventlocation alle Abläufe im Vorfeld genauestens durch. Für das Team der Eventlocation ist es wichtig zu wissen, welche Bedingungen sie erfüllen müssen, damit Ihr Event ein Erfolg wird. Je genauer Sie dem Team der Eventlocation mitteilen, was Sie brauchen und erwarten, desto reibungsloser wird die Zusammenarbeit funktionieren.

Dass die Eventlocation Platz für 1’000 Personen bietet, ist nicht das Einzige, was Sie bei den Eventräumen zu berücksichtigen haben. Neben der Kapazität des Eventraumes entscheiden weitere Aspekte darüber, ob es der richtige Veranstaltungsort für Sie ist. Auch das Catering braucht Platz – sowohl Backstage wie auch zum Servieren. Und vielleicht brauchen Sie ausserdem ein Freigelände für einen Apéro? Abhängig vom Programm Ihrer Veranstaltung sollten Sie das Vorhandensein von Bühnen, Tribünen, Leinwänden, Eventmöbel und ähnlichem sicherstellen. Eine gute Sicht auf die Vorführung von verschiedenen Positionen im Raum versteht sich von selbst. Prüfen Sie bei Bedarf, ob sich der Raum verdunkeln lässt. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn Sie eine Projektion auf einer Leinwand planen oder mit Lichteffekten arbeiten wollen. Eine entscheidende Frage ist auch, welche Eventtechnik Sie für Ihre Veranstaltung benötigen. Lassen Sie sich von der Eventlocation beraten. Sollte die Eventlocation nicht über alle erforderten technischen Geräte und Installationen verfügen, ist das kein zwingender Grund für eine Absage. Über externe Veranstaltungstechniker gibt es unzählige Möglichkeiten technisches Equipment anzumieten. Auch hinter den Kulissen ist die Infrastruktur wichtig: Eine Zufahrt mit dem Fahrzeug ist entscheidend für die Anlieferung von grossen Gegenständen oder umfangreichem Equipment. Bringen Sie die Länge und Breite der Zufahrtswege in Erfahrung sowie die Be- und Entlademöglichkeiten. Oft vergessen werden Lagerräume für nicht genutztes Equipment, Marketingmaterial und Verpackungsmaterial. Achten Sie darauf, dass Sie dieses von den Besuchern ungesehen lagern und während der Veranstaltung schnell darauf zugreifen können. Klären Sie bei Bedarf ausserdem das Vorhandensein von Künstlergarderoben, Umkleidekabinen, Crew-Räumen und anderen Backstage-Bereichen. Damit sich Ihre 1’000 Gäste wohlfühlen, muss es eine ausreichende Anzahl sanitärer Anlagen haben. Ebenso eine leistungsstarke Lüftungsanlage. Achten Sie ausserdem auf barrierefreie Wege und Einrichtungen.

Bei der Anmietung einer Eventlocation für 1’000 Personen gibt es immer auch sicherheitsrechtliche Vorschriften zu beachten. Informieren Sie sich beim Betreiber über Sicherheitsvorschriften, einzuholende Bewilligungen, Verantwortlichkeiten, Fluchttüren und -wege, Feuerlöscher, Notbeleuchtungen und Erste-Hilfe-Kasten. Sehen Sie sich unbedingt auch die AGBs und die Hausordnung der Eventlocation genau an. Bei einer Veranstaltung für 1’000 Personen ist es auch ratsam über Event Security und Sanität nachzudenken.  

Die Raummiete ist das eine – die Nebenkosten das andere, was Sie in Ihrem Budget planen. Prüfen Sie vor Vertragsunterzeichnung mit der Eventlocation, welche Nebenkosten anfallen. Häufig werden Kosten für Strom, Heizung, Wasser, Abwasser, Abfallbeseitigung und Reinigung sowie für die vorhandene Veranstaltungstechnik und das Personal (wie z.B. Techniker, Sicherheitsbeauftragter, Hausmeister) separat berechnet. Klären Sie auch, wie die Zahlungsmodalitäten sind und wann welche Leistungen fällig werden. Nur so können Sie Ihr Budget gut im Blick behalten. 

Wir empfehlen Ihnen, sich frühzeitig auf die Suche nach einer Eventlocation für 1’000 Personen zu machen. Idealerweise starten Sie Ihre Suche, sobald Ihr Eventkonzept steht. Bestenfalls mindestens ein Jahr vor der Veranstaltung, optimalerweise sogar noch früher. So stellen Sie sicher, dass Ihr Wunschtermin frei ist – vor allem Wochenenden sind beliebte Termine für Grossveranstaltungen. Mit ausreichend Vorlauf haben Sie genug Zeit für die Eventplanung und die Klärung aller Details.