Eventeinladung: So wirkt Ihre Einladung wie ein Magnet

Die Eventeinladung ist der erste Berührungspunkt zwischen Ihnen und den potenziellen Gästen Ihrer Veranstaltung. Auch bei Events zählt der erste Eindruck. Je besser Sie Ihre Zielgruppe mit der Eventeinladung emotional und informativ abholen, desto mehr Teilnehmern werden Ihrer Einladung folgen. Eine gut gemachte Einladung ist wie ein Magnet für Ihre Veranstaltung. Egal, ob Sie zu einer Generalversammlung, einem Kongress, einem Jubiläum oder einem anderen Event einladen, die Erstellung der Einladung darf bei der Eventvorbereitung nicht zu kurz kommen.

Die Eventeinladung muss zur Art und zur Zielgruppe des Events passen. Sie darf keine wichtigen Fragen offenlassen. Sie muss die potenziellen Teilnehmer motivieren den Event zu besuchen. Wie Ihnen das gelingt, lesen Sie hier.

Klassisch per Brief oder neuzeitlicher per E-Mail

Zuerst einmal sollten Sie überlegen, ob Sie Ihre schön gestaltete Eventeinladung in ein Kuvert stecken und per Post verschicken oder digital per E-Mail an die potenziellen Gäste streuen. Die Entscheidung ist unter anderem abhängig von der Art des Events, der Zielgruppe und Ihrem Budget. Wer Nachhaltigkeit auf seinen Fahnen geschrieben hat, lädt besser per E-Mail ein. Wer vorwiegend Gäste fortgeschrittenen Alters anspricht oder zu einer gesellschaftlichen Veranstaltung einlädt, kommt kaum um eine postalische Einladung herum. Wer sein Budget ohnehin schon knapp kalkulieren musste, verzichtet am besten auf Papier, Druck sowie Briefmarken und greift zur elektronischen Einladung. Tipp: Wenn Sie die Einladung und das Teilnehmermanagement miteinander kombinieren möchten, können Sie Ihre Einladung als Webseite gestalten und darüber auch die An- und Abmeldungen verwalten.

Der Betreff ist Ihr Türöffner

Was ist der Grund der Einladung? Haben Sie ein Motto? Wollen Sie bei Ihrem Event ein bestimmtes Thema diskutieren? Die Betreffzeile gibt den Eingeladenen erste Informationen und wirkt im Idealfall motivierend. Wecken Sie die Neugier der Gäste. Hier dürfen Sie kreativ sein.

Beantworten Sie die 5 W-Fragen

Um sicherzustellen, dass Sie beim Einladungstext an alles denken, hilft Ihnen die Methode der 5 W-Fragen. Sie ist simpel und sicher zugleich.
Was: Um was für einen Event handelt es sich? Was ist das Thema? Wie sieht das Programm aus?
Wann: An welchem Tag findet die Veranstaltung statt und zu welcher Uhrzeit? Beantworten Sie auch Dauer und Einlasszeit. Das «Wann» sollte auch die Frage nach der Anmeldefrist klären.
Wo: Wo findet die Veranstaltung statt? Helfen Sie den Eingeladenen mit einer Wegbeschreibung und geben Sie Tipps zur Anfahrt und zu Parkmöglichkeiten.
Wer: Wer lädt ein? Wer tritt beim Event auf? Welche Art an Gästen werden anwesend sein? Sind Begleitpersonen eingeladen?
Wie viel: Welche Kosten entstehen für eine Teilnahme?

Ergänzen Sie die 5 W-Fragen anschliessend mit den 2 K-Fragen. Dann haben Sie wirklich an alles gedacht.
Kleidung: Wünsche Sie bei Ihrer Veranstaltung eine bestimmte Kleidung? Falls ja, muss der Dresscode unbedingt mit auf die Einladung.
Kontakt: An wen kann sich der Gast wenden, wenn er noch etwas wissen möchte? Geben Sie die Kontaktdaten an, unter denen Sie am besten zu erreichen sind.

Vom richtigen Ton bis zur passenden Gestaltung

Wann immer möglich sollten Sie eine persönliche Anrede wählen. Schreiben Sie positiv und sprechen Sie Ihre potenziellen Gäste aktiv an. Mit einem freundlichen Ton bauen Sie Nähe zum Leser auf. Bringen Sie Ihre Botschaften auf den Punkt und formulieren Sie in kurzen Sätzen, was Sie sagen möchten. Ihre Sprache sollte zur Formalität des Anlasses passen. Gehen Sie auf den Nutzen ein, den ein Teilnehmer hat, wenn er den Event besucht. Wichtig: Es sind meistens die Überraschungsmomente, die eine Veranstaltung unvergesslich machen. Geben Sie in Ihrer Eventeinladung noch nicht zu viel preis. Machen Sie es den Eingeladenen einfach, auf die Einladung zu antworten. Legen Sie eine Antwortkarte zum Ankreuzen bei oder bitten Sie um elektronische Rückmeldung. Je früher Sie die Eventeinladung verschicken, desto wahrscheinlicher ist es, dass diese angenommen werden kann. Und «last but not least»: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – setzen Sie bei Ihrer Einladung auf die Kraft von Bildern und gestalten Sie die Einladung dem Event entsprechend.

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